Depois da introdução de algumas alterações associadas à Faturação Eletrónica na Contratação Pública e da alteração da data limite de envio de Saft de faturação para o dia 15 do mês seguinte (que em 2020 passará a ser até ao dia 10 do mês seguinte), importa analisar o recente Decreto-Lei 28/2019 de 15 de fevereiro, em conjunto com o Despacho do SEAF de 1 de março de 2019, em mais algumas medidas do chamado pacote “E-fatura 2.0” que entrarão em vigor, pelo menos de acordo com o que se prevê, ao longo de 2019 e de 2020.
QR CODE nas faturas emitidas
A partir de 2020, nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento. Esta matéria carece ainda de regulamentação por portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças. Além disso, os sujeitos passivos devem comunicar por via eletrónica à Autoridade Tributária (AT), antes da sua utilização, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado. Por cada série documental comunicada, a AT atribui um código, que deve integrar o código único de documento. Estes procedimentos serão implementados apenas em 2020.
Emissão de faturas em software certificado
Passam a estar obrigados à emissão de faturas por programas informáticos certificados (artigo 4º do DL 28/2019): os sujeitos passivos que tenham contabilidade organizada por obrigação, ou por opção, e os que não tendo contabilidade organizada, tenham ultrapassado, em 2018, 75.000 euros de volume de negócios. De acordo com o Despacho emitido, esta obrigação pode ser cumprida, sem penalização, até dia 1 de julho de 2019. Para os anos seguintes, o limite mínimo para estar abrangido por esta obrigação passa a ser de 50.000 euros de volume de negócios.
Novos requisitos do software
As necessidades associadas ao controlo de integridade operacional, integridade de dados de suporte e acesso à documentação técnica que permitam a exportação do ficheiro de auditoria tributária, deverão estar assegurados até dia 1 de julho de 2019, pelo que, até lá, os diferentes produtores de softwares contabilísticos deverão atualizar os seus produtos nesse sentido.
Dispensa de impressão de faturas
A dispensa de impressão de fatura ou do seu envio em formato eletrónico passará a ocorrer quando o adquirente é um particular que forneça o seu NIF e a entidade comerciante, que emite a fatura, tenha optado pela transmissão eletrónica dos elementos das faturas em tempo real. Este tópico ainda aguarda mais dados sobre os elementos a constar nas faturas sem papel.
Comunicação relativa aos estabelecimentos existentes
Os sujeitos passivos devem comunicar à AT por via eletrónica, no Portal da Finanças:
- A identificação e localização dos estabelecimentos da empresa em que são emitidas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes;
- A identificação dos equipamentos utilizados para processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes;
- O número de certificado do programa utilizado em cada equipamento, quando aplicável;
- A identificação dos distribuidores e dos instaladores que comercializaram e/ ou instalaram as soluções de faturação. Sempre que se verifiquem alterações de qualquer dos elementos constantes da comunicação referida, os sujeitos passivos devem entregar nova comunicação, por via eletrónica no Portal das Finanças.
No decurso de 2019 estas devem ser efetuadas:
- Até 30 de junho de 2019, pelos sujeitos passivos de IVA que já exerçam a atividade à data da entrada em vigor do presente decreto-lei ou que a tenham iniciado até 31 de maio de 2019;
- Nos 30 dias posteriores ao início de atividade ou à ocorrência das alterações nos restantes casos.
Aguarda-se mais informação sobre a disponibilização desta ferramenta no Portal da Autoridade Tributária, bem como os esclarecimentos técnicos sobre a sua implementação.
Comunicação de Inventários
A comunicação passa a ser efetuada também em valor e não apenas em quantidade e passa a abranger todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, independentemente do volume de negócios, exceto os abrangidos pelo regime simplificado.
Comunicação à Autoridade Tributária sobre a localização do arquivo
Os sujeitos passivos devem indicar, na declaração de início de atividade referida no artigo 31.º do Código do IVA ou, quando for o caso, na declaração a que se refere o artigo 32.º do mesmo Código, o estabelecimento ou instalação em que seja feita a centralização do arquivo, bem como a localização do arquivo em suporte eletrónico. Para os sujeitos passivos já em atividade, estes devem proceder à entrega de declaração de alterações no prazo de 30 dias contados a partir da entrada em vigor do presente decreto-lei, caso o local de centralização do arquivo não corresponda à inicialmente comunicada.
Arquivo eletrónico dos documentos
Os documentos (que se encontrem guardados de forma sequencial e respeitem o plano de arquivo e individualização de cada exercício, de acordo com o mesmo modelo previsto para o ficheiro Saft) que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico. As operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico. Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais. As operações de digitalização e arquivo eletrónico podem ser asseguradas por terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo. Nas operações de digitalização e arquivo eletrónico executadas por terceiros, deve ser aposto em todos os registos dos documentos ou grupo de documentos uma soma de verificação pelo executante do arquivo que certifica o desenvolvimento exato do processo. Aguarda-se a implementação da estrutura do ficheiro Saft da Contabilidade para que se possa verificar em concreto as regras e os detalhes associados a este arquivo digital de documentos inicialmente emitidos em papel físico.
As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos e recebidos por via eletrónica devem ser conservados, sem alterações, por ordem cronológica de emissão e receção, exclusivamente em formato eletrónico. O processamento automático efetuado pelos sistemas informáticos de faturação por via eletrónica deve incluir o registo de dados relativos aos documentos mencionados, de forma a garantir uma transferência exata e completa dos dados para os suportes de arquivamento.
Com a implementação de todas as medidas do caderno Simplex +, prevê-se, desta forma, um caminho de desmaterialização de documentos e, bem assim, um cruzamento cada mais aprofundado dos dados entre Cliente Final, Empresas e Autoridade Tributária. O rigor e o detalhe no trabalho contabilístico são, desta forma, essenciais para a garantia de que todas as partes se salvaguardam e produzem os elementos necessários para o cumprimento da legislação em vigor. A atualização de conhecimentos e de quadros técnicos especializados nas empresas de prestadoras de serviços de Contabilidade são a garantia do sucesso na capacidade de adaptação aos novos tempos e às novas exigências legais a que todos devemos corresponder.
