A mobilidade e flexibilidade tornaram-se as palavras de ordem de qualquer negócio e os espaços de trabalho estão a acompanhar estas mudanças. Neste sentido, com a evolução da tecnologia, os escritórios virtuais são uma tendência em crescimento, por serem bastante lógicos em termos de flexibilidade, de racionalização de custos e aumento da produtividade, comparativamente ao aluguer de um espaço tradicional. Esta opção consiste num espaço de trabalho que existe apenas no ciberespaço, ou seja, permite trabalhar virtualmente, sem um escritório físico, usando a tecnologia para reduzir custos e ter um escritório flexível, sem sair de casa e em qualquer parte do mundo.
Os escritórios virtuais são sobretudo escolhidos por empreendedores que estão no início da atividade e que procuram uma solução com um custo-benefício mais acessível, para se instalarem de forma rápida e ganhar dimensão. Este tipo de espaço de trabalho é também uma vantagem para aqueles que sempre quiseram criar o seu negócio e precisam de dar o primeiro passo, com custos otimizados.
Neste sentido, apresento um conjunto de conselhos essenciais sobre como criar e gerir um negócio com um escritório virtual, mantendo a produtividade e o profissionalismo.
1. Seja organizado e defina prioridades. Para manter a estrutura do negócio, fora de um ambiente de escritório tradicional, é essencial gerir o seu tempo e fazer uma to do list, marcando telefonemas e reuniões, que permitam um dia mais organizado e mais produtivo.
2. Crie um espaço de trabalho produtivo. É importante estabelecer uma linha entre casa-trabalho. Se trabalha a partir de casa, crie um espaço de escritório que ajude a manter o foco no seu core business.
3. Mantenha-se social. O trabalho a partir de um escritório virtual está muitas vezes associado a isolamento e estagnação profissional. Comunique regularmente com a sua equipa e com clientes, online ou offline, e interaja como se estivesse num escritório tradicional.
4. Seja perspicaz e no momento certo da vida da sua empresa opte por um espaço de trabalho alternativo. Por vezes, é importante o escritório virtual estar associado a centros de escritório flexíveis, de forma a estabelecer uma separação casa-trabalho, transmitir uma imagem profissional da empresa e alavancar o networking. A partilha de ideias, opiniões e projetos dão um boost ao seu negócio.
5. Escolha uma morada de prestígio para o registo da sua empresa e receção da correspondência. A morada é essencial para transmitir solidez, profissionalismo e eficiência profissional. Associe os valores da sua empresa aos valores de uma marca de centro de escritórios profissional e credível no mercado.
6. Utilize salas de reuniões em ambiente profissional. É importante garantir a sua privacidade pessoal e familiar quando comunica com clientes. Quando agenda reuniões ou necessita de utilizar salas de conferência, usufrua de centros de escritórios com localizações de prestígio.
7. Adquira serviços de atendimento telefónico. Além de uma morada, é essencial transmitir uma imagem profissional da empresa através de um serviço telefónico personalizado e multilíngue. Adquira este serviço num centro de escritórios que permita receber chamadas em qualquer parte do mundo, ter uma recepcionista e apenas um número associado à sua empresa.
Por fim, é importante acrescentar que a escolha do escritório virtual faz sentido numa primeira fase de crescimento da empresa, fazendo com que seja essencial ter todos estes fatores em mente. No entanto, numa segunda fase de desenvolvimento da empresa, a rotina virtual acaba por ser menos benéfica, sendo necessário o empreendedor optar por um serviço mais evoluído, como o do cowork, que oferece outro tipo de vantagens e crescimento.
Ana Redondo é global manager do LEAP Center, serviço que tem como clientes cerca de 100 profissionais.
