Se já deu por si a pensar que a maioria das suas reuniões consomem demasiado tempo para, no final, ser difícil chegar a conclusões concretas… não está sozinha. Um inquérito publicado na Harvard Business Review apurou que 71% dos gestores de vários setores de atividade achavam que as suas reuniões eram pouco produtivas e ineficazes.
Mas não há como escapar-lhes: de facto, elas são essenciais para a resolução de problemas e para realinhar estratégias entre a equipa e o cliente. Nada como ter um plano estratégico para torná-las mais eficientes.
Pode resolver-se de outra maneira?
Há quem sofra de reunite aguda e queira falar frente a frente por qualquer questão menor, devido à noção (nem sempre certa) de que assim fica tudo mais claro e se resolve melhor. Enviar primeiro um email ao cliente para clarificar o verdadeiro objetivo da reunião, que mudanças surgiram desde a última vez que falaram e que problemas precisam de ser solucionados com urgência pode ser a solução mais prática e o primeiro passo a tomar, diz Albizu Garcia, co-fundador e CEO da plataforma de gestão de redes sociais GAIN, num artigo para o site Entrepreneur. Grande parte das vezes o assunto pode resolver-se com um simples telefonema ou até por email, de uma forma muito mais rápida e eficaz.
Planeie e partilhe a agenda da reunião
Para além de definir o tema da reunião, anote todos os tópicos a serem abordados e estabeleça um tempo limite para cada um deles. Conte com algum tempo extra para debater outros assuntos que possam aparecer, ou para falar mais detalhadamente de um dos pontos. Na véspera, ou umas horas antes, pelo menos, partilhe este plano de trabalhos com todos os intervenientes na reunião. “Vai notar que as pessoas começam a restringir as suas respostas de modo a não esgotarem o tempo de intervenção”, observa Garcia.
Esta é a estratégia preferida de Sheryl Sandberg sempre que tem de reunir, relata o site Fast Company. A COO do Facebook gosta de ir direita ao assunto sem perder tempo, por isso traz todos os pontos da ordem de trabalhos escritos num simples caderno de apontamentos e vai riscando cada um deles à medida que é debatido e tratado.
Fora de cena quem não é de cena!
Convoque apenas os elementos da equipa indispensáveis, que estão diretamente envolvidos no projeto ou com o cliente — “quem está a concretizar e quem toma decisões, apenas as partes implicadas”, observa a empreendedora e consultora para a área das tecnologias, Christine Comaford, num artigo para a Forbes. “Muitas vezes as reuniões estão apinhadas porque convocam demasiada gente que não precisa de lá estar.”
Jeff Bezos, o CEO da Amazon, é conhecido por evitar reuniões longas e por ter aquilo que o próprio chama “a regra das duas pizzas”, no que respeita ao número de participantes, diz o Business Insider. Ou seja: se encomendasse duas pizzas para comerem entretanto, elas tinham que chegar para alimentar confortavelmente toda a gente na sala, caso contrário, já há pessoas a mais na reunião. Ter menos intervenientes também é uma boa forma de evitar o fenómeno do pensamento de grupo.
Chegue 10 minutos antes
Parece óbvio, mas é um facto que podemos ser mais flexíveis com horários do que outras culturas. Cinco ou 10 minutos de avanço dão tempo para a equipa ir buscar aquele café que vem mesmo a calhar ou ligar os computadores e a conexão Skype, por exemplo — com as teleconferências cada vez mais comuns no mundo dos negócios, este aspeto é especialmente importante.
Não perca o foco
Marque as suas reuniões com os seus clientes em locais que ofereçam o mínimo de distrações possíveis. Se o seu tempo está mais ou menos contado, pode não ser boa ideia agendar a reunião para a hora de almoço num restaurante, café ou outro tipo de locais públicos barulhentos e movimentados, aconselham os especialistas da consultora norte-americana MBO Partners.
Se notar que estão a desviar-se do tópico da conversa ou que o seu cliente está há muito tempo a insistir no mesmo assunto, traga a discussão de volta ao trilho certo logo que seja possível. Uma boa estratégia é anotar as questões urgentes e comentários mais relevantes que o cliente possa ter relativamente a esse ponto, oferecendo-se para lhes dar resposta e solução o mais brevemente possível, passando ao tema seguinte na agenda.
Se tem uma relação mais informal ou até de amizade com ele, já sabe que estes encontros de trabalho vão ter sempre mais tendência para fugirem para o plano pessoal e para se arrastarem. Se prevê que isto possa acontecer, deixe algum tempo para pôr a conversa em dia no final da reunião, só depois de todos os pontos em agenda serem discutidos.
Tome notas e faça resumos
Pode ser um trabalho entediante, mas é bastante vantajoso para rever os pontos mais importantes e as questões a serem resolvidas com urgência, para que não existam mal-entendidos, posteriormente. “Ao tomar notas mostra ao seu cliente que está focado e interessado naquilo que ele tem a dizer”, observa Albizu Garcia.
Já no escritório, faça um resumo dos principais apontamentos que tirou — não precisa de gastar muito tempo nesta tarefa, tente ater-se apenas às conclusões principais — e envie-o ao cliente e aos elementos da sua equipa envolvidos no projeto. “Esta prática torna o acompanhamento mais fácil para o cliente e faz com que ele sinta que a reunião foi produtiva.”
