00h00 do dia 01 de janeiro de 2023. As 12 badaladas convidaram-nos a cumprir a tradição e pedir 12 desejos para o novo ano: terminar a tese de doutoramento; encontrar um novo desafio profissional; casar; ter filhos; viajar pelo mundo ou dedicar (mais) tempo de qualidade à família são “desejos-metas” habituais. Para que consigamos concretizá-los sem “passar por cima dos outros”, é fundamental que a nossa presença no mundo (social e profissional), demonstre consideração, gentileza e respeito para com todos. Dominar a arte de saber estar é, por isso, fundamental para que consigamos conviver, em harmonia, em sociedade. Como tal, para iniciar o ano 2023 com o pé direito, recordo-lhe 12 regras de etiqueta no local de trabalho, que deverá respeitar religiosamente.
1.Ser pontual
Ser pontual é, simplesmente, demonstrar respeito pelo outro. No contexto profissional espelha, também, o nosso profissionalismo, demonstrando que o nosso tempo não é mais valioso que o tempo do outro. Não há nada pior do que ter uma equipa e/ou um cliente à nossa espera para começar uma reunião. Consigo vislumbrar o silêncio ensurdecedor ou o sorriso “amarelo” do “puxar de orelhas”, de forma elegante, a quem não demonstra respeito pelo tempo dos outros. Um atraso da nossa parte não coloca apenas em causa a nossa imagem, mas, principalmente, a imagem da organização e de toda a equipa, comprometendo a agenda dos vários intervenientes. Chegar atrasado a um compromisso, a uma reunião ou, simplesmente, ao local de trabalho implica que entremos com o pé esquerdo; que tenhamos de reconhecer a nossa falta e, de imediato, pedir desculpa.
Recordo-lhe: seja pontual e comporte-se com o rigor de um verdadeiro relógio suíço, em toda e qualquer ocasião.
2.Cumprimentar todos os colaboradores e parceiros
Do segurança ao diretor-geral, sem se esquecer da senhora da limpeza, cumprimentar, diariamente, cada colaborador, parceiro e fornecedor é obrigatório. Reforço: cumprimentar todos aqueles com quem nos cruzamos é obrigatório, enquanto, demonstração de respeito e consideração para com o próximo.
Neste tema, confunde-se, habitualmente, o dever de cumprimentar o outro com a obrigatoriedade de cumprimentar, fisicamente, o outro. Cumprimentar não implica a existência de cumprimento físico — dois beijinhos ou um aperto de mão. Este deverá estar reservado para ocasiões de maior solenidade e formalidade. Diariamente, no contexto profissional, apenas é exigido que se cumprimente, verbalmente, quem se cruza connosco: “Bom dia/boa tarde, como está(s)?” (sem que nos esqueçamos que a pergunta “Como está? Como tem passado?” não passa de uma mera pergunta retórica, não exigindo uma resposta concreta e de cariz privado).
3.Utilizar a trilogia mágica “com licença, por favor, obrigada/o”
Tal como repetimos, incansavelmente, aos nossos filhos, devemos ter “na ponta da língua” as palavras mágicas “obrigada/o”, “com licença”, “se faz favor”.
“Maria, pode imprimir o relatório de contas, por favor?”
“António, pode reagendar a reunião com os recursos humanos para a próxima 6.ª feira. Muito obrigada.”
“Dr. Pinho, com licença, posso entrar?/ Dr. Pinho, dá-me licença que entre?”
Parece tão simples de cumprir, mas é cada vez mais difícil de verificar.
Ao utilizarmos os marcadores de boa educação, demonstramos respeito e consideração; predispomos o outro a efetuar o nosso pedido e contribuímos para um ambiente de trabalho são em que o respeito pauta cada atitude.
4.Utilizar o traje adequado
De contextos tradicionais com pendor formal, a ambientes informais, estarmos enquadrados no contexto da organização implica, também, estarmos em sintonia com o que vestimos. Quando a organização não prevê farda, devemos selecionar peças de roupa (e acessórios) que se enquadrem na alma da organização que integramos. Em caso de dúvida, o departamento de recursos humanos poderá ajudar a clarificar o tom da organização. Há, contudo, uma linha vermelha que, em qualquer ocasião, deve ser respeitada: decotes proeminentes, transparências, peças muito justas e/ou com dimensão reduzida são desaconselhadas, pois o foco deixará de ser colocado na competência do colaborador, passando para a sua aparência Ainda que integremos um contexto informal, não nos devemos esquecer que roupa desportiva e/ou com frases fraturantes e logótipos expressivos não se revela a opção mais adequada. Porque o que vestimos também comunica, mesmo em silêncio.
5.Utilizar um perfume neutro/suave
São 9h00 da manhã; acaba de entrar no elevador da empresa e, rapidamente, começa a sentir-se nauseado e com uma dor de cabeça enorme. O aroma intenso do perfume que o último utilizador usava permanece, durante horas, no elevador.
“Joana, o perfume é ótimo (e caríssimo!). É uma edição exclusiva da casa XPTO; é impossível não adorar.”
Contudo, temo que este pensamento não se enquadre. Adorar ou odiar um perfume está, literalmente, à distância de quem o avalia. Um perfume pode ser magnífico para mim e, em simultâneo, ser muitíssimo difícil de tolerar por si, causando-lhe náuseas, dor de cabeça e desconforto. O perfume é um complemento muito pessoal que não deverá comprometer o local nem o ambiente de trabalho. Por mais apaixonada que possa ser por patchouli, reserve os perfumes com aromas intensos para outras núpcias.
Perfumes com aromas neutros ou suaves são os adequados para utilizar no local de trabalho.
6.Colocar o telemóvel pessoal em silêncio e evitar atender chamadas no local de trabalho (e durante o tempo de trabalho)
No local de trabalho e durante o tempo de trabalho, devemos estar dedicados em cumprir (ou suplantar) os objetivos traçados. O telemóvel pessoal deve permanecer em silêncio, não comprometendo o ambiente nem a nossa prestação. Imagine que todos os colaboradores tinham o telemóvel pessoal com som e atendiam todo e qualquer contacto durante o tempo de trabalho. O ruído e a distração causados pelas conversas “paralelas” rapidamente se instalaria e invocaria o caos.
Para garantir o ambiente adequado para a prestação do trabalho com qualidade, mantenha o telemóvel em silêncio e reserve a pausa de almoço para efetuar chamadas telefónicas pessoais, fora do local de trabalho.
7.Saber apresentar um colaborador
“Dr. Martins, este é o João, o diretor jurídico.”
Independentemente do tom de voz interno de cada empresa — que poderá ser mais formal ou mais informal — é fundamental que nunca nos esqueçamos que quando nos referimos a alguém perante terceiros, a apresentação deve respeitar o tom profissional exigido e as regras inerentes à arte de saber apresentar: pedir permissão à pessoa mais importante para que lhe seja apresentado alguém (sem esquecer que o cliente é a pessoa mais importante da organização); indicar o nome e apelido do apresentado (acompanhado do título académico quando for aplicável) e enquadrar o mesmo, devidamente, na empresa (seguramente saberá que não se apresenta “gratuitamente”, ninguém).
No caso apresentado, o diretor jurídico de uma empresa não deverá ser apresentado, perante terceiros, como “o João, o diretor jurídico”, ainda que o tom interno da empresa se paute por muita informalidade e não sejam utilizados títulos académicos internamente.
Apresento-lhe uma sugestão adequada para o contexto profissional, informal e formal:
“Dr. Martins, permita-me que lhe apresente o Dr. João Patrício, diretor jurídico da nossa empresa, que irá acompanhar o processo de venda da ABC”.
8.Bater à porta antes de entrar num gabinete
Acredito que, quando era criança, os seus pais proferiram vezes (e vezes!) sem conta uma frase similar: “Antes de entrar, não nos podemos esquecer de bater à porta pedindo, também, licença para entrar.”
Entradas “em grande”, sem bater à porta e sem pedir licença, não têm qualquer justificação, salvo se o mundo estiver, literalmente, a ruir! Por mais confiança e proximidade que tenha com o colaborador que está no gabinete, jamais deverá entrar sem bater à porta (mesmo quando esta se encontra aberta) e sem pedir licença para entrar: “Posso entrar/ Dá-me licença?”, é a fórmula que deverá ter sempre lugar.
Se estiver numa posição de liderança, saiba que deverá liderar pelo exemplo, o que, in casu, implica que sempre que se deslocar ao gabinete de um subordinado não deve entrar “à patrão” (mesmo, ou especialmente, quando é o patrão). Bater à porta e pedir licença demonstrando respeito e consideração é obrigatório.
9.Manter o espaço e os objetos de trabalho limpos e organizados
“Só me consigo organizar na minha desorganização; uma secretária organizada não espelha criatividade; desorganização é sinónimo de inteligência.”
Se é desorganizada(o), acredito que invocará a desorganização da secretária de Einstein para justificar a sua inteligência fora de série e, claro, uma mesa de trabalho indescritível. Contudo, provavelmente, não se recordará que a sua liberdade termina quando começa a liberdade do outro e o ambiente da empresa fica comprometido. Manter o espaço limpo e organizado é uma demonstração do cuidado e profissionalismo pelo qual nos pautamos.
Pergunto-lhe:
Qual é a imagem que, rapidamente, cria na sua mente quando entra no carro de alguém e este está sujo e desarrumado?
E quando vê um computador com um ecrã repleto de impressões digitais e com o teclado cheio de pó?
O que dizer de uma secretária com tantos papéis “à solta” convivendo, alegremente, com embalagens de “fast food” que vão sendo colecionadas durante a semana?”
Para sermos considerados profissionais de excelência, a nossa prestação técnica não é suficiente: temos de causar uma boa primeira impressão com os nossos gestos, com a nossa postura, com o nosso traje e, claro, com a organização do nosso local de trabalho: a nossa secretária não é exceção.
10.Não mexer no material dos outros
Em crianças, aprendemos que é fundamental pedir autorização para utilizar objetos de terceiros. Não mexer nem utilizar, sem autorização, material alheio é uma regra fundamental de convivência em sociedade que, obviamente, também tem de ser respeitada no local de trabalho. Sempre que necessitarmos de utilizar um objeto de outra pessoa, devemos pedir, previamente, autorização.
Numa situação de urgência (sim, leu bem: situação de urgência!), em que não é possível pedir previamente autorização, deixe um bilhete manuscrito ou envie um e-mail ao proprietário do objeto dando conta do sucedido: “Ana, tive de utilizar a tua caneta azul para assinar um contrato. Devolvo-te até ao final do dia. Muito obrigada!”
Apesar de acreditar que está implícito que jamais (reforço, jamais) deverá mexer em qualquer objeto pessoal de um colaborador, reforço: a opção supra referida (utilizar um objecto numa situação de urgência, sem pedir previamente autorização) é válida apenas para objetos profissionais. Socorrer-se da figura jurídica “estado de necessidade” como causa de exclusão de ilicitude no contexto profissional, dificilmente terá aplicabilidade.
11. Lavar a loiça utilizada e manter sala de refeições limpa
Levar a marmita para o trabalho é uma realidade do século XXI. A maioria das organizações abraça a mesma disponibilizando uma sala de refeição (muitas vezes, devidamente equipada) para que os colaboradores possam almoçar recatadamente. Se a nossa organização respeita a nossa opção de vida e nos disponibiliza um local para efetuar refeições e utensílios, temos o dever de manter a sala de refeição ainda mais limpa do que a encontrámos; se utilizarmos loiça/eletrodomésticos, devemos garantir que os mesmos ficam imaculados e prontos a utilizar por outro colaborador. Se utilizar o micro-ondas para aquecer a refeição, não se esqueça de cobrir a mesma e de ter cuidado na seleção das iguarias (iguarias com aromas intensos e/ou controversos não são adequadas para a marmita diária).
Deixar o espaço de refeição impróprio — ou comer à secretária — não é opção.
12. Respeitar a privacidade dos outros
… não fazendo perguntas de caráter pessoal.
Qualquer pergunta cuja reposta envolva um número deve estar vedada:
Quanto veste?
Quanto pesa?
Que idade tem?
Quanto custou?
Quando ganha?
Manter um ambiente de trabalho próximo e empático não implica que tenhamos de partilhar a nossa vida privada com os outros. Para sermos profissionais de excelência não temos de estabelecer laços de amizade com os colaboradores ou parceiros. Como tal, não nos esqueçamos que a linha vermelha que separa a nossa vida profissional da nossa vida pessoal continua (e continuará) inviolável.
Se, durante a sua vida profissional, colocar em prática as 12 regras agora partilhadas, será seguramente considerado uma persona grata que é querida e respeitada na organização.
Joana Andrade Nunes é consultora de protocolo, etiqueta e comunicação, membro da Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo, colaboradora no programa “Praça da Alegria”, na RTP 1 e autora da rubrica “Etiqueta Profissional”, na Executiva. Mestre e Licenciada em Direito pela Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa, iniciou a carreira profissional como docente universitária nesta instituição e, até 2017, conciliou a atividade de docência com a prática de advocacia de negócios. Em 2014, foi distinguida com Menção Honrosa no âmbito do V Prémio Wolters Kluwer de Artigos Jurídicos Doutrinários. O seu livro Quatro Gerações à Mesa foi considerado o melhor livro de culinária de Portugal, pelos Gourmand World Book Awrads (2016) e o 3.º melhor do mundo, pelos gourmand World Book award, 2017. Desenvolve a atividade de consultoria e formação junto de prestigiadas equipas e organizações.
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