Texto de Paulo Neto, coach executivo e de equipas, agile coach e fundador da Building Bridges
A forma como vivemos, sobretudo em contexto empresarial, é desafiante no que respeita à gestão do tempo e há uma habitual frustração causada pela diferença entre a nossa expectativa, o que nos propomos realizar e os resultados que obtemos. Um dos diagnósticos mais típicos é: “Não fiz nada do que tinha planeado e por isso preciso de gerir melhor o meu tempo”.
Esta ideia tem décadas e não está muito adaptada à actual realidade. Ter uma ideia que nos leva para a direcção incorrecta não ajuda.
Vejamos, quando começamos a falar de gestão do tempo, estamos a falar de algo que não conseguimos gerir! Podemos acelerar ou parar o tempo? Não. Então, o que é que podemos fazer? Tudo o que podemos fazer é gerir o que fazemos!
Há também uma expectativa de que a tecnologia nos ajude a ultrapassar estas dificuldades. Neste momento, temos mais uma onda tecnológica, a IA, na qual se deposita muita esperança. Mas em breve descobriremos que ocorrerá o mesmo que em actualizações tecnológicas anteriores. É claro que a tecnologia é útil, e fazemos mais, contudo, o contexto está a tornar-se mais complexo e com novos desafios. Ouço as pessoas dizerem que estão a gerir o caos. Isso exige de nós, energia, capacidade de adaptação e clareza sobre o que temos de fazer. Muitas pessoas sentem-se sobrecarregadas e têm a sensação de que as coisas vão piorar. Nunca houve tantos problemas relacionados com burnout e depressão.
Por isso, para aqueles que reconhecem o contexto, é necessário ser pragmático.
- Primeiro, aceitar a realidade sem lutar. Aceite que não pode fazer todas as coisas que gostaria de fazer.
- Segundo, faça uma lista de tarefas, atribua-lhes prioridades de 1 a 4 e ordene-as por prioridade. Todos os dias, realize as tarefas começando pelas de prioridade mais alta e, depois de as realizar, marque-as como feitas (de uma forma que deixem de ser visíveis – se preferir apague-as).
Adicione à sua lista as novas tarefas, atribua uma prioridade e ordene. Desta forma a cada dia tem uma lista actualizada e fica claro o que tem para fazer. - Em terceiro lugar, na sua agenda para além das reuniões com os outros, tenha um ou mais espaços para realizar as suas tarefas e desenvolver as suas actividades. Não se coloque em segundo plano.
- Quarto, ao convidar pessoas para cada reunião, certifique-se de que informa qual o motivo e o resultado esperado para a mesma. Isso mudará a mentalidade dos participantes e a reunião será mais eficaz. Poupará tempo e energia.
Com estas implementações, pode ter mais clareza sobre o que precisa de ser feito em cada dia e garantir acções na direção certa e, muito importante, tem mais condições para lidar com a mudança constante.
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