As apresentações em computador remontam a finais dos anos 80, que marcaram o início da era do PowerPoint, um software user-friendly que permitia que qualquer utilizador criasse apresentações multimédia, um feito anteriormente apenas ao alcance de profissionais da imagem e do design.
Segundo Nancy Duarte (responsável pela Duarte Design, uma das maiores empresas de design de Silicon Valley pertencentes a mulheres), no livro Slide:ology, “as apresentações são uma ferramenta para a comunicação interna e externa de elevada qualidade. Este meio influenciará muitos dos seus interlocutores importantes e a opinião com que eles ficam de si e da sua empresa. Em muitos casos, as apresentações são a última impressão com que um cliente fica de uma empresa antes de fechar um negócio”. Por isso, a preparação é essencial e a fase mais importante de todo o processo. Eis alguns conselhos.
Conheça a audiência
Quem são e como são? Por que estão aqui e quais as necessidades? O que lhes tira o sono? Como pode ajudar a resolver problemas deles? O que pretende que façam? Como poderão resistir? Qual a melhor forma de chegar a eles? Faça uma descrição do seu público, incluindo os principais receios e necessidades que possam ter e apresente-lhes oportunidades e desafios. Mais importante ainda é dar à audiência algo para fazer após a apresentação: uma “chamada para a acção”.
Foque-se na assistência
Não se esqueça: os bons apresentadores não estão ali para eles próprios, mas para os outros. As apresentações são histórias visuais que devem suportar a mensagem do orador. Porém, com tantos gráficos e animações disponíveis, a audiência tem, por vezes, de lidar com disparidades gráficas, demasiadas cores e animações exasperantes.
Antecipe as necessidades da audiência e ajuste as apresentações. Em vez de se concentrar no seu sucesso, dê maior enfoque à forma como os conteúdos visuais serão percecionados.
Não seja impaciente
Uma apresentação de sucesso requer tempo; não há forma de o evitar, se pretender que seja poderosa e persuasiva. A quantidade de tempo dedicado a uma apresentação é diretamente proporcional à “altura da fasquia” em causa. Não comece de véspera uma apresentação que pode ser decisiva na sua carreira. E nunca subestime o tempo que demora a preparar uma apresentação, nem deixe para a última hora.
Disputa de atenção
A audiência ou lê os slides, ou ouve o orador. Não fará as duas coisas. Pergunte a si próprio: é mais importante que oiçam, ou que leiam?”
Nancy Duarte, Slide:ology
Crie ideias, não slides
Grande parte da comunicação atual é intangível: serviços, software, liderança, gestão da mudança e visão de uma empresa. Mas é difícil partilhar uma visão quando não há nada para ver. Apresentar estas ideias invisíveis visualmente, para que pareçam tangíveis, é quase uma forma de arte.
O melhor ponto de partida não é um computador, mas papel e lápis. Faça esquemas, escreva frases, o que preferir; mas gere muitas ideias sem se preocupar com formatos, ou se gravou, ou não o ficheiro. Aliás, segundo Garr Reynolds, professor universitário, consultor e autor do livro Presentation Zen Design, as tecnologias multimédia podem não serem adequadas para todo o tipo de apresentações. “Por exemplo, se tiver um público reduzido e muitos materiais com muitos dados para serem discutidos, é certamente mais adequada a entrega de fotocópias dos materiais e posterior análise e discussão dos mesmos. Há também muitas situações nas quais um quadro branco ou um flipchart são os melhores apoios. Cada caso é diferente”, afirma.
Utilize Post-Its
Escreva uma ideia por página com uma caneta de ponta grossa: se não couber no Post-It é porque é demasiado complexa e vai confundir a audiência assim que a apresentar num slide. A simplicidade é a essência de uma comunicação clara.
A ineficácia da complexidade
As apresentações são são geralmente ineficazes, não por falta de inteligência ou criatividade do orador, mas por falta de conhecimentos e por maus hábitos: frases longas, listas de bullets atrás de listas de bullets com tópicos e subtópicos.”
Garr Reynolds, Presentation Zen Design.
Desenhe rascunhos, faça esquemas e diagramas
Fazer esquemas e desenhos é a parte mágica do processo: pegar em ideias em bruto, limá-las, reorganizá-las e transformá-las num esquema até conseguir ver a história toda.
Em seguida, organize os esquemas e estabeleça ligações para criar diagramas. Um diagrama é uma boa forma de explicar como é que as partes de um todo interagem. Sempre que possível, utilize a forma humana, para a audiência se identificar mais facilmente com a mensagem.
Utilize a ferramenta certa, da forma adequada
O número excessivo de palavras num slide poderá fazer com que ele deixe de ser um apoio visual. A audiência está a ler os slides em vez de ouvir o orador; o orador está a ler os slides em vez de criar uma ligação com a audiência e a apresentação não funciona. Ouvir e ler são atividades incompatíveis: as pessoas tendem a concentrar-se num fluxo de comunicação verbal de cada vez. Porém, é natural para as pessoas prestarem simultaneamente atenção à comunicação verbal e visual; é por isso que os melhores slides devem servir como um apoio visual que reforça a mensagem do orador.
Porém, em determinados casos, pode ser apropriado recorrer a textos mais longos. Não tem problema, desde que esteja consciente do tipo de texto que está a produzir: um documento (mais de 75 palavras por slide); teleponto (mais de 50 palavras por slide); apresentação (os slides reforçam o conteúdo visual sem criarem distrações).
Não descure as questões técnicas
Antes de fazer a apresentação, certifique-se de quais os meios multimédia que necessita e os que tem ao seu dispor. O local onde vai fazer a apresentação tem projetor? Tem tela? Precisa de acesso à Internet durante a apresentação? Pode utilizar o seu computador? Tem de levar o ficheiro gravado num cartão de memória, pen, ou CD/DVD? O ideal será, sempre que possível, ir ao local e testar se tudo funciona.
