Quantas vezes o entusiasmo que se vive numa reunião termina quando cada um regressa às suas secretárias? A sua eficácia fica posta em causa quando surge dificuldade em dar seguimento ao que ficou acordado, dentro dos prazos combinados, com o mesmo ritmo de produtividade.
Num artigo publicado na Harvard Business Review, Paul Axtell, autor do livro Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversation, explica: “Há uma série de razões pelas quais as conversas produtivas numa reunião acabam por não dar em nada. Os participantes são muitas vezes obrigados a sair a correr para outra reunião e a sua atenção desloca-se para um novo conjunto de questões. Acontece também que frequentemente as pessoas saem de uma reunião sem grande clareza sobre o que foi acordado”.
Há duas regras fundamentais para que a produtividade não abrande depois das reuniões e que elas sejam realmente eficazes : distribuir notas concisas sobre as reunião e fazer follow up.
Distribuir notas sobre as reuniões
Para que os assuntos não caiam no esquecimento e não se perca a embalagem e o entusiasmo da reunião, devem ser distribuídas notas claras e concisas sobre o que foi discutido. Uma página será suficiente para a maioria das reuniões, recomenda o especialista. A intenção é resumir pontos-chave e compromissos específicos em cada tópico discutido para que fiquem claros para todos, e que fique registado o que cada um ficou de fazer.
Os resumos das reuniões devem ser distribuídos até às 24 horas seguintes.
Estas notas devem indicar as principais conclusões de cada tópico discutido e a lista de ações a desenvolver, por quem e até quando. Os resumos das reuniões devem ser escritos e distribuídos no máximo até às 24 horas seguintes à reunião. A capacidade de reter a essência de cada conversa vai diminuindo a cada hora que passa, esclarece o autor. Fazer chegar estes resumos uma hora depois de ter terminado a reunião, ou até ao final desse dia, demonstra sentido de urgência .
Follow up, follow up, follow up
Alguns gestores evitam controlar de perto as ações que os seus subordinados estão a desenvolver para dar seguimento ao acordado nas reuniões, com receio de serem acusados de micro-gestão, mas as ações de follow up são fundamentais para a liderança de um projeto, defende este especialista que dá dicas sobre o que realmente funciona.
. No final de cada tópico de uma reunião deve-se fazer uma pausa e estabelecer os próximos passos, os compromissos especÍficos, com prazos claros;
. Permitir que os colaboradores saibam que podem negociar no momento em que assumem as responsabilidades;
. Estabelecer prazos realistas, mas não os deixar arrastar até à próxima reunião;
. Deixar claro que se espera que o compromisso seja cumprido tal como acordado e que qualquer mudança deve ser comunicada;
. Designar alguém que regularmente faça o ponto da situação, assegure os bons resultados ou reavalie quando algo de inesperado acontece.
Estas medidas não só asseguram que todos se empenharão em cumprir as tarefas que lhes foram atribuídas, como ajudarão a que as próximas reuniões sejam mais produtivas.
