Nem toda a gente gosta delas, mas a verdade é que (quase) ninguém lhes escapa. As reuniões de trabalho nem sempre são agradáveis, porém são fundamentais, quer tenham como intuito organizar a distribuição de tarefas e facilitar o workflow dentro de uma determinada equipa ou, por outro lado, favorecer o contacto e a relação com fornecedores e clientes. Um dos motivos que mais ajuda a explicar o seu fracasso é, aliás, a conduta desadequada de quem nelas participa, o que reforça a necessidade de todos os envolvidos adotarem uma postura profissional que respeite, quer os propósitos da própria reunião, quer todos os presentes. Contribua, por isso, para o êxito dos seus futuros encontros de trabalho, seguindo estas regras de etiqueta para reuniões bem-sucedidas, sugeridas ao site Business Insider por Barbara Pachter, career coach e autora do livro The Essentials of Business Etiquette.
Conviva antes da reunião começar
Se houver oportunidade, converse um pouco com as outras pessoas e apresente-se, se for caso disso. Se estiver a tomar as rédeas da reunião, na eventualidade de os intervenientes não se conhecerem, tome a iniciativa de fazer as apresentações, por ordem de importância hierárquica.
Seja concisa
Expresse-se sempre de forma o mais clara e breve possível. Evite repetir-se ou perder tempo com informação desnecessária.
Inicie os cumprimentos caso seja a anfitriã ou esteja no topo da hierarquia
Nos tradicionais cumprimentos preliminares, quem deve estender a mão primeiro é a pessoa que está a dirigir a reunião ou quem lidera a hierarquia corporativa, independentemente de ser homem ou mulher.
Será mais facilmente ignorada se se mantiver sentada.
Mantenha-se de pé quando for apresentada a alguém
Ficar de pé é determinante para estabelecer contacto visual, afirmando a sua presença e procurando gerar empatia no seu interlocutor ou interlocutora. Será mais facilmente ignorada se se mantiver sentada.
Seja pontual
A pontualidade é imprescindível para qualquer um dos presentes na reunião, desde quem organiza a quem só assiste, por isso certifique-se de que chega antes dos trabalhos se iniciarem. Se não o fizer, estará a desrespeitar os demais participantes e a fazê-los desperdiçar o seu tempo.
Sente-se de forma apropriada
Ajuste a sua cadeira para ficar à mesma altura e partilhar o ângulo de visão com todos os intervenientes. Tanto os homens como as mulheres devem endireitar as costas e juntar os tornozelos, evitando cruzar as pernas, já que é uma postura inadequada para uma reunião de trabalho.
Use vestuário adequado
Procure perceber qual o dress code da instituição em causa. Nunca se esqueça de que a indumentária pode ajudar a construir (ou a destruir) a sua reputação profissional.
Não espere que lhe puxem a cadeira para se sentar
O que representa uma atitude de cortesia num contexto de interação social é inapropriado num ambiente de trabalho: numa reunião, os homens podem segurar a porta para as senhoras entrarem, mas não devem puxar a cadeira para que se sentem.
Esteja bem preparada
Saiba de antemão qual o tema da reunião e, com antecedência, dedique algum tempo a preparar a sua intervenção. Esteja também preparada para perguntar e responder a questões.
Seja rigorosa com os pontos em agenda
Se estiver a liderar a reunião, assegure-se de que os pontos que presidem à ordem da discussão são seguidos escrupulosamente. Se tiver tendência a dispersar-se, peça antecipadamente a um colega da sua confiança que, discretamente, a ajude a não se perder.
Faça-se ouvir
Ajuste o tom de voz para que todos consigam ouvir com clareza o que estiver a dizer. Adicionalmente, procure fazer algum comentário relevante no início de reunião, para que reconheçam e valorizem a sua presença.
Saiba escutar e pronunciar-se quando é preciso
Por norma, é deselegante interromper os outros, mas em algumas reuniões pode ser a única forma de fazer ouvir a sua opinião.
Beba café ou água, mas evite comer
A menos que seja um pequeno-almoço, almoço ou jantar de trabalho, não deve comer durante uma reunião. Aceitar um café ou água que lhe são oferecidos pelo anfitrião é simpático.
Se estiver à espera de uma mensagem ou chamada que não possa mesmo perder, informe os demais participantes.
Guarde o telemóvel
Não coloque o telemóvel em cima da mesa, porque será uma fonte de distração caso toque, vibre ou emita alguma luz. Se estiver à espera de uma mensagem ou chamada que não possa mesmo perder, informe os demais participantes antes da reunião e saia da sala se precisar de responder ou atender.
Não guarde todas as questões para o fim
Coloque as suas questões sempre que for apropriado. E, acima de tudo, recuse-se a ser aquela pessoa maçadora que começa a fazer múltiplas questões ou a acrescentar informação redundante quando toda a gente se está a preparar para terminar a reunião.
