“Vamos falar de produtividade, de distrações, e de como não voltar a falhar um prazo”, desafiou a empreendedora Natalie MacNeil, CEO do site She Takes on the World à Elle online. No dia a dia é muito fácil perder a concentração numa tarefa, diz ela. E com tanta rede social, manter os níveis de produtividade é cada vez mais um desafio. Mas há soluções.
Ao fim de 10 anos por conta própria, Natalie diz que encontrou uma maneira de ter “o jogo da produtividade sempre ligado”. O seu site de conselhos e inspiração para mulheres empreendedoras figura no ranking da Forbes como um dos melhores 100 websites femininos.
Acabar de vez com as distrações
Sabia que se nos distrairmos de uma tarefa que exige algum detalhe levamos 20 minutos a concentramo-nos novamente? Saia da “era da conetividade” e retire a internet do telemóvel ou recorra apps anti sociais e bloqueie o telemóvel a sites que só sugam tempo. Para que consiga trabalhar em paz. O ‘Hell is other people’ é uma aplicação anti-social que (através da Foursquare) a ajuda a encontrar “zonas de segurança”, que foi inventado por um estudante universitário de telecomunicações que dizia que estava a “viver momentos de ansiedade social”. E enquanto todos os outros usavam a tecnologia para estar com os amigos, a sua única preocupação era usá-la para os evitar. Mas há mais: retire da sua secretária todas as revistas que ainda não leu e as contas que tem para pagar. Desligue a internet ou se possível vá trabalhar para um local sem wi-fi (ainda há lugares assim).
Se pensa que numa hora consegue fazer tudo, reserve duas. É preferível ter uma surpresa agradável do que falhar um prazo.
Experimentar a técnica Pomodoro
Conhece? Um método de gestão de tempo e de produtividade que diz que as pausas frequentes aumentam a agilidade mental. Foi desenvolvida com a ajuda de um cronómetro que divide o tempo em 25 minutos chamados “pomodoros”. Terminado o foco no trabalho por 25 minutos há um intervalo de 5. Nessa altura aproveita-se para consultar o telemóvel, esticar um pouco as pernas, beber água, e depois repete-se tudo novamente. A cada 4 “pomodoros” de 25 minutos fazem-se pausas maiores de 10 a 15 minutos. É uma técnica muito simples que foi criada para acelerar o desenvolvimento de uma tarefa. Aumenta o foco e evita distrações.
Duplicar sempre o tempo estimado
Duplique sempre o tempo estimado. Se pensa que numa hora consegue escrever um relatório e ainda editar quatro imagens, conte com duas. “Três horas mais tarde ainda estamos a brincar com a introdução e a procurar a fotografia perfeita”. Se conseguir terminar mais cedo, tem uma agradável surpresa. Mais uma vez a informática pode ajudar e podem-se fazer downloads de aplicativos que ajudam a gerir o tempo. O Toggl é um exemplo. E assim ganhou mais tempo na agenda.
Ganha-se tempo e energia criando sistemas de trabalho que facilitam a atividade, como modelos de resposta de email, por exemplo.
Criar sistemas próprios
“Aqui está uma dica que aprendi enquanto trabalhadora por conta própria”, explicou a empreendedora Natalie MacNeil à Elle.com. “O trabalho real, no meu caso a escrita, conceção, codificação e fotografia, é apenas uma parte de todo o trabalho total. Há muito, mas muito mais para fazer quando se tem um negócio próprio e pode ser muito esmagador”.
Ganha-se tempo e energia criando sistemas de trabalho que facilitam a atividade: escrever modelos de respostas por email, emails-tipo para agendar antigos e potenciais clientes, configurar pagamentos automáticos. Sempre com a ideia de agilizar e simplificar.
Relembrar os objetivos
O trabalho pode ser desgastante e nem sempre é fácil manter a adrenalina. Mas tente manter-se inspirada, coloque os seus objetivos num local bem visível, escreva ou encontre uma frase engraçada, um mantra, que a ajude a ter mais energia – um carro novo, uma casa de sonho, as férias que finalmente estão à vista – e pendure-o num local bem visível do seu escritório. Pode parecer brincadeira mas muitos dizem que resulta mesmo. Isso irá inspirá-la nos momentos de maior fadiga e desânimo.
Consultar novamente o plano
“Isto contribui para as 7 coisas em que me quero focar? Se a resposta for não, costumo recusar o pedido ou a oportunidade. A produtividade é uma arte, não é uma ciência”, explica esta empreendedora. Todas vamos ter dias de desalento e de dor de cabeça mas basta voltar a olhar para a lista de objetivos para retomar o curso do trabalho.
