Pior do que uma reunião que nunca mais termina é uma reunião de onde se sai com a sensação de ter ficado tudo na mesma. Não há como evitá-las, porque é nas reuniões que se tomam as mais importantes decisões que conduzem as empresas ao sucesso, mas é possível torná-las mais eficientes. O executive coach Jim Kochalka explica como.
As pessoas
Escolha criteriosamente quem vai estar presente. Opte pelas pessoas que considera realmente necessárias para o sucesso da reunião. Desta forma, não desperdiça desnecessariamente o tempo dos que não são absolutamente cruciais, e torna a reunião mais eficiente. Pense assim: se tiver oito pessoas numa reunião de duas horas, estão a ser gastas 16 horas de trabalho a discutir um único tópico.
A finalidade
Geralmente, as reuniões servem para informar, discutir ou decidir. Porém, se o seu objetivo neste momento é apenas informar, e não discutir um problema ou tomar uma decisão sobre ele, opte por apresentar a informação via email ou através de uma conference call.
A duração
Muitas vezes subestimamos o tempo de discussão de determinados tópicos, o que leva ao desnecessário prolongamento das reuniões. Para evitar esta situação, quando listar os assuntos a discutir na reunião, defina quanto tempo reservará para cada um.
A apresentação
O método que utiliza ao apresentar nova informação depende da finalidade da reunião. Se quer que as pessoas se foquem no que está diretamente à sua frente, apresente a informação num ecrã. Se pretende mostrar uma imagem geral, use slides para que possam voltar atrás na apresentação. Para os comentários da equipa, use um quadro branco.
A concentração
Para evitar que os participantes se distraiam, limite o acesso a telemóveis e computadores. Se for necessário tirar notas, podem fazê-lo em papel, o que até melhora a retenção da informação e mantém afastadas as distrações. Pode encarregar alguém de fazer uma espécie de ata da reunião e depois distribuir por todos.
O follow up
Não termine a reunião sem determinar quais as tarefas que cabem a cada um dos presentes. Decida quem faz o quê e qual o prazo de entrega. É importante que o seguimento dado após a reunião seja disciplinado.
Durante as reuniões, lembre-se sempre destes dois acrónimos em língua inglesa: WAIT (“Why am I talking?”, que significa “Por que estou a falar?” em português) e ELMO (“Enough, let’s move on”, que significa “Chega, vamos avançar” em português). O primeiro elimina distrações desnecessárias porque força as pessoas a questionar-se se a sua intervenção ajudará a atingir o objetivo da reunião. O segundo evita que a reunião fique bloqueada num único ponto durante um longo período de tempo.
