Acorda, desliga o despertador e consulta o email enquanto toma o pequeno-almoço para ver o que perdeu durante a noite. Nos transportes públicos, está atenta ao mínimo sinal de uma notificação de email. No escritório, abre novamente a caixa de correio e, enquanto trabalha no computador, mantém o separador da sua conta de email aberto… E a história repete-se todos os dias. Acertámos?
Um estudo feito pela Universidade de Carleton, no Canadá, revela que passamos um terço do tempo de trabalho a ler e a responder a emails, mas quando trabalhamos a partir de casa este tempo aumenta para metade. Em ambos os casos, 30% das comunicações não são nem importantes nem urgentes. Em termos semanais, isto corresponde a quase 12 horas no trabalho e a pouco mais de 5 a partir de casa.
Mas o estudo — que analisou 1500 pessoas (60% das quais mulheres), a grande maioria cprofissionais com vários anos de experiência e com cargos diretivos — vai mais longe. A média de emails recebidos era de 86 no trabalho e 25 em casa… por dia! Ler, responder, reencaminhar emails são tarefas que roubam muito tempo ao dia de trabalho. Como tornar-se, então, mais produtiva?
Partilhamos aqui algumas propostas do site The Muse, que lhe permitem diminuir o tempo que passa “agarrada” ao email.
- O seu diretor envia-lhe mensagens pouco urgentes, depois da hora de trabalho ou durante o fim de semana? Faça uma proposta semelhante a esta, de forma educada e assertiva: “Olá. Tenho tentado aproveitar o meu tempo em casa para conseguir regressar ao trabalho com as baterias recarregadas. Seria um incómodo para si se não lhe respondesse logo aos emails menos urgentes enviados depois da hora de trabalho ou de manhã cedo? Se forem urgentes, garanto-lhe que respondo logo. Não quero, de maneira alguma, fugir às minhas responsabilidades e adiar questões prementes.”
- Está presa a uma cadeia sem fim de mensagens de email com respostas curtas? Continue a conversa num chat.
- Tem pressa de ver a sua caixa do correio sem mensagens por ler e está habituada a responder assim que recebe uma nova mensagem? Responda apenas às mensagens urgentes e deixe as restantes para o final do dia.
- A maioria das mensagens que recebe não são importantes? Elimine tudo aquilo que não necessita de resposta e faça unsubscribe às newsletters que nada têm que ver com o trabalho.
- Perde demasiado tempo a responder a pessoas que lhe colocam sempre a mesma questão? Componha modelos de resposta para ganhar tempo.
