Hoje não é bem visto que se ausente do escritório por um período prolongado sem deixar uma mensagem automática de resposta no seu email para que todos os que a contactem percebam que não deverão esperar uma resposta rápida. Nesta época do ano, a mensagem de fora do escritório (out of office) será muito provavelmente por motivo de férias, mas estas mensagens são válidas também para licenças de maternidade, sabáticas ou baixas por doença. Aliás, são cada vez mais os profissionais que as usam mesmo quando se ausentam apenas por um dia. A Adecco, empresa especialista em Recursos Humanos e Outsourcing, deixa algumas dicas úteis para este efeito.
- Verifique internamente qual a política da sua empresa sobre mensagens de ausência temporária. Este deve ser o primeiro passo. Se não houver uma política que deve seguir à risca, será aconselhável verificar previamente com o seu diretor se pode escrever e colocar a sua mensagem em aprovação com antecedência.
- Não revele demais sobre a sua ausência. Seja concisa e direta. Recorde-se que estas mensagens vão chegar a quem conhece e a quem não conhece. Conhecidos, colegas, desconhecidos, spammers e outros poderão ver a sua resposta.
- Adicione informação útil. Os negócios não param na sua ausência. Logo, sempre que possível, adicione a informação de contacto adicional na sua ausência e de acordo com os temas. E, para garantir que tudo corre bem, coloque essas pessoas a par dos seus temas em curso ou pendentes, para que possam ser mais pro-ativos.
- Conheça o seu público. Pense em quem lhe envia mensagens diariamente. E escreva a sua mensagem no estilo apropriado. Se tiver um estilo formal nos seus e-mails diários e durante as horas de trabalho, poderá parecer estranho criar um e-mail informal de ausência do escritório. Mas se quer o seu público quer a sua empresa actuarem numa área mais criativa, poderá preparar uma mensagem mais ligeira e com algum humor comedido.
- Não se esqueça de escrever a mensagem em vários idiomas. Se o seu público habitual for nacional e internacional, redija a mensagem em português e também nos outros idiomas que costuma usar.
- Passe pelo corretor ortográfico. Não corra riscos de ter erros ortográficos, que se repetem sempre durante a sua ausência.
- Aplique a regra de não repetição. E envie somente uma resposta por contacto. Evita irritar quem recebe e também dar “alimento” aos spammers.
- Data de regresso “fictícia”. No regresso de férias, ou de fim-de-semana longo ou até de algum interregno, a caixa de e-mail fica sempre, inevitavelmente cheia. Dê tempo a si próprio para uma boa gestão e inclua no seu Out of Office um período extra para poder limpar a sua caixa e destacar o que realmente pode ser mais urgente e/ou importante, sem perder o dia com telefonemas e a procurar e-mails.
Prepare-se, organize-se e… tenha umas boas férias!
