8 regras para gerir o e-mail

Temos duas opções: ou gerimos o e-mail, ou ele acaba por nos gerir a nós. Paulo Neto, que durante 20 anos desenvolveu a sua carreira na indústria das tecnologias de informação, é fundador da Building Bridges  um projeto de formação e coaching. Um dos seus principais produtos é o programa Mente Livre e Produtividade, que ensina a aumentar a produtividade através da gestão do e-mail. Por que esta ferramenta se tornou incontornável no nosso dia-a-dia e, pelo menos para já, não parece que venha a perder protagonismo, é necessário estabelecer com ela uma relação positiva. “Lutar contra esta realidade é um desgaste de energia. É preciso aceitá-la e procurar as soluções adequadas”, afirma o especialista.

Com base numa realidade de 150 e-mails por dia, Paulo Neto enumera 8 regras que a ajudam a gerir o e-mail.

Estabelecer um intervalo de tempo para responder aos emails ajuda a gerir expectativas.

REGRA 1 – Não alimente o “monstro”
Para controlar o e-mail tentamos estar sempre atentas e responder a todas as mensagens o mais rapidamente possível. Este comportamento leva a um número cada vez maior de interações e “conversas por email”. Quanto mais alimentar o “monstro” mais ele vai crescer e um dia vai assumir o controlo.

A gestão das expectativas de resposta é fundamental. Estabeleça, por exemplo, um intervalo de resposta às suas mensagens entre uma e duas horas. Qualquer tema que necessite de uma resposta mais rápida deve ser tratado por SMS. Esta ideia faz com que as outras pessoas não esperem uma resposta sempre imediata aos e-mails e, a prazo, reduz a sua ansiedade e a dos outros. Permite também que possa trabalhar de forma mais concentrada sem se dispersar com a sua caixa de correio.

REGRA 2 – Desligue os alertas de novas mensagens
Os sinais sonoros e, em particular, o alerta de mensagem visual fazem com que a sua atenção vá para essa nova mensagem; é quase impossível evitar. Ao longo do dia, vai fazer com que a sua atenção esteja dispersa e que gaste muito mais energia (que lhe faz falta para outras atividades), o que se traduzirá em cansaço mental e emocional. Não tente controlar tudo, acabará controlada! Desligue os alertas em todos os dispositivos: computador, iPad, telemóvel…

Evitando estar sempre a consultar o e-mail, evita a ineficiência.

REGRA 3 – Não faça check mail e ganhe 30 minutos por dia
Um comportamento habitual é ir muitas vezes à sua Inbox para ver se há mensagens relevantes e ao lê-las marcar rapidamente como “não lidas”, ou colocar uma marca para que possa tratar mais tarde. Há várias desvantagens neste comportamento: fica com mais um assunto pendente na sua mente; mais tarde é provável que tenha de ler novamente os e-mails já lidos; a mensagem vai ficando no final da sua Inbox e quando deixa de a ver é mais provável que não responda; é também provável que mais tarde alguém a relembre e vai novamente à procura da mensagem. As repetições relacionadas com e-mail são recorrentes e é fácil que ocorram entre 10 e 15 por dia. Se evitar as repetições, evita a ineficiência.

O check mail produz este tipo de comportamentos: fomos apenas para ver se havia algo relevante, respondemos de imediato e deixamos os restantes assuntos pendentes. As visitas à Inbox não devem ser só para espreitar e sair. Quando decidir ir verificar os e-mails, fique lá por uns minutos trate dos temas e, deste modo, evita repetições e também ineficiências de concentração. Estabeleça uma agenda para trabalhar a suas mensagens e não “viva” na Inbox.

Quando uma mensagem já não tem qualquer ação associada, arquive-a ou apague-a

REGRA 4 – Saiba gerir a mobilidade
Ler e responder aos e-mails no telemóvel é útil, mas quando chega ao seu computador é provável que não se recorde de qual o tratamento que deu a cada um. Isso conduz a uma inevitável verificação posterior para evitar erros ou responder novamente. Para evitar esta situação, pode criar uma pasta com o nome “mobilidade” (ou qualquer outro que faça sentido) e sempre que para cada mensagem lida já não for necessária qualquer ação, mova-a para essa pasta. Desta forma, quando chegar ao seu computador não terá dúvidas de quais as mensagens tratadas e poderá proceder ao seu arquivo.

REGRA 5 – Esvazie a Inbox
Manter a sua Inbox apenas com as mensagens não tratadas e não com todas as mensagens é muito relevante. Permite ter a noção da forma como estamos a dar resposta às solicitações, dando-lhe uma sensação de controlo, que não é possível ter quando todas as mensagens estão na Inbox. Esta prática, só por si, é suficiente para diminuir ansiedade. E lembre-se: quando uma mensagem já não tem qualquer ação associada, arquive-a ou apague-a.

REGRA 6 – Utilize o motor de busca de mensagens
Não encontrar uma mensagem gera tensão e, por vezes, é como procurar uma “agulha num palheiro”. É muito provável que o seu software tenha um motor de pesquisa de mensagens e não se tenha dando conta das suas potencialidades. Recorra a ele sempre que possível. Não perca tempo a abrir pastas. O Microsoft Outlook, a aplicação mais usada em ambientes organizacionais, tem um poderoso motor que permite pesquisar por vários critérios de forma combinada e em segundos encontrar qualquer mensagem em qualquer pasta. Quanto mais mensagens recebe mais relevante pode ser o domínio desta facilidade.

Evite mensagens sem assunto ou com assunto de uma mensagem anterior.

REGRA 7 – Crie critérios simples de arquivo dos e-mails
Procure simplificar a sua árvore de pastas de e-mails para que sejam completamente visíveis e possa arquivar facilmente cada mensagem sem ter sequer de recorrer ao motor de busca. O arquivo de mensagens é criado sobretudo para que as consiga encontrar facilmente. Porém, é comum encontrarmos extensas e complexas estruturas de pastas, que fazem com que seja difícil “arrumar” as mensagens e, pior, fazem perder muito tempo e energia. Como se isso não bastasse, por vezes, há mensagens que podem ser colocadas em mais do que uma pasta o que dificulta a procura. Este é um dos maiores problemas no tratamento das mensagens. Simplifique!

REGRA 8 – Boas mensagens
O primeiro contacto com uma mensagem é habitualmente o “assunto” e, em muitas delas não há uma relação clara com o seu conteúdo, o que implica um esforço adicional para quem lê. Este facto pode significar que a sua mensagem não é lida ou é lida mais tarde. Quanto mais mensagens receber o destinatário, mais se torna crítica a qualidade da mensagem e a relação com o “assunto”. Enquanto emissor, evite mensagens sem assunto ou com assunto de uma mensagem anterior. Enquanto recetor, dê feedback para que possa perder menos tempo na leitura das mensagens. Ganhará minutos todos os dias e terá mais energia para outras atividades.