Todos os negócios precisam de divulgação; o objetivo final é que o público conheça o seu novo produto ou serviço, a inovação da sua empresa, os profissionais visionários que tem a trabalhar consigo. Mas até a história chegar ao público há alguns erros de comunicação que se cometem frequentemente e que poderiam ser evitados. Os redatores, jornalistas e editores recebem todos os dias dezenas de comunicados de imprensa totalmente ao lado do que se pretende – e até têm algumas embirrações de estimação. Dizemos-lhe quais são e damos-lhe algumas dicas.
Tem um título pouco apelativo
Lembre-se que, antes de chegar aos leitores ou espectadores, o seu comunicado tem primeiro de chamar a atenção de um jornalista, editor ou blogger. E o que primeiro vai prender ou não essa atenção é o título dessa comunicação escrita. Por isso, ele deve ser apelativo, claro, e se possível dar uma ideia geral do que vai ser descrito a seguir. Evite títulos muito extensos e detalhados, mas mantenha-o interessante.
Não selecionou bem os alvos
De nada lhe vale atirar um press release para uma lista de todas as redações de jornais, revistas, sites, canais audiovisuais ou blogs que encontrar, na esperança que alguém agarre na história. É um dispêndio desnecessário e pouco eficaz de tempo e recursos. No desejo de chegar a todos, o mais provável é que a informação esteja desfasada da linha editorial da maior parte dos meios de comunicação que a recebem – o que, normalmente, é meio caminho andado para ser apagado da caixa de email sem ser lido. Pense nos media em que gostaria de ver a sua história e para os quais ela é adequada, se a audiência corresponde ao seu potencial consumidor, sem esquecer as publicações especializadas no seu setor de atividade.
A abordagem é a mesma para todos os meios de comunicação
Vale a pena apostar em comunicados diferentes para meios diferentes. Para a imprensa especializada, que conhece melhor as especificidades da sua atividade, os termos e jargão, a abordagem terá de ser preparada para alguém que está dentro do negócio, de forma mais específica ou detalhada. Mas esse foco em nada vai contribuir para meios mais generalistas. Aqui, as histórias de interesse humano podem ser bem mais interessantes: um pormenor interessante sobre a sua criação, o perfil da pessoa que está por trás da ideia ou produção, os benefícios que a comunidade está tirar do seu negócio, as celebridades que já são suas fãs.
Este é o seu 459º press release em pouco meses
Um erro bastante comum é enviar comunicados de imprensa por tudo e por nada e a cada pequeno desenvolvimento da sua atividade. Isso é meio caminho andado para eles deixarem sequer de ser lidos em pouco tempo (se não bloquearem mesmo o remetente do email) e para ser completamente ignorada quando tiver realmente algo bastante interessante para divulgar. Guarde-se para campeonatos mais altos ou corre o risco de se banalizar.
Não dá informação suficiente e de forma clara
Certifique-se que os dados que inclui nas suas apresentações aos media são suficientemente detalhados; não parta do princípio de que eles vão saber onde a sua empresa está sediada, o que faz ao certo ou o que quer dizer aquela sigla ou jargão que só os profissionais da sua área conhecem. No primeiro parágrafo de uma comunicação escrita deve estar esta informação mais básica e relevante, descrita de forma clara e sucinta: o “quem, como, onde, quando e porquê” da sua comunicação. Tenha uma equipa preparada para responder às perguntas de follow up que os media lhe fizerem posteriormente.
Não fornece citações relevantes
Deve incluir sempre que possível uma ou duas citações suas, de um responsável da empresa ou de alguém que esteve envolvido na criação do produto ou serviço. Como estão na primeira pessoa, serão a única parte da sua comunicação que os media não alteram, por isso aproveite este espaço da melhor forma. É claro que nada lhe garante que venham a ser usadas, mas é na boca dos responsáveis, criadores e especialistas citados que devem estar as mensagens chave da sua comunicação, os pontos de vista mais interessantes. Evite citações onde apenas é dito aquilo que já foi explicado em cima em discurso indireto – é redundante. Ou apenas para dizer que “estamos muito entusiasmados com esta novidade, que temos a certeza que vai revolucionar o mercado” – isso compete ao consumidor final ou destinatário avaliar e não acrescenta informação nova.
É demasiado promocional
Seja comedida na adjetivação – afinal, não está a fazer publicidade pura e dura, e sim a expor factos, a informar, por isso, use o tom mais objetivo possível. Depois de terminar o texto, leia-o com atenção, se possível sob o ponto de vista do consumidor: será que o seu press release grita desesperadamente “compra-me!”, ou está escrito num tom mais informativo?
Exagera nas CAPITULARES e exclamações
Quase todos os dias chegam às redações comunicados escritos desta forma. É perfeitamente compreensível que esta empresa seja a sua vida, que esteja realmente excitada com este lançamento ou que queira que o público fixe a marca, mas ter o nome da EMPRESA ou do PRODUTO escritos em caixa alta por todo o comunicado é cansativo e desnecessário. Não precisa de recorrer a esta estratégia para enfatizar a marca – isso já vai ser bastante claro na sua comunicação. Além disso, na versão final publicada, o nome não vai aparecer escrito em caixa alta, a menos que se trate de uma sigla ou que esteja oficialmente registado assim – afinal, há regras ortográficas e de estilo a cumprir.
Da mesma maneira, um comunicado salpicado de pontos de exclamações e expressões exaltadas vai dar-lhe aquele tom de spam que é precisamente tudo o que quer evitar. O ponto de exclamação deve ser usado em doses homeopáticas e casos específicos – para expressar emoções fortes como surpresa, indignação, exaltação, ou para dar ordens, por exemplo.
Não envia fotografias com qualidade
Quer esteja a lançar a sua marca, um produto ou serviço, ou a dar uma notícia importante de um marco na sua carreira (um prémio, uma descoberta científica, etc…) precisará sempre de enviar imagens com boa resolução. Enviar fotos com apenas alguns kb não vai servir nem para ilustrar um artigo para a Internet, quanto mais para uma revista ou jornal – algo que, infelizmente, é muito mais comum acontecer do que seria de esperar. Isto só obriga os profissionais de comunicação a perderem mais tempo a pedir fotos com boa qualidade, que alguém vai precisar de achar – ou que ainda precisarão de ser feitas, na pior das hipóteses – atrasando todo o timming da publicação do seu comunicado.
Pode valer também a pena contratar os serviços de um bom profissional de imagem que possa fazer fotografias esteticamente apelativas e mais homogéneas em termos de critérios técnicos como luz, cenário, etc… Identifique-as, sempre que possível, com legendas de onde constem nomes, datas ou outras informações relevantes.
Os links para os ficheiros online estão expirados ou os ficheiros são muito pesados
Os discos rígidos dos computadores e as caixas de email dos profissionais de media estão sempre a abarrotar de gigas e gigas de imagens, vídeos e ficheiros. Por isso evite mandar ficheiros demasiado pesados por correio eletrónico. Se tem um catálogo ou uma seleção muito extensa de imagens ou outros materiais que gostaria de mandar, é preferível criar uma conta no Dropbox ou em outra aplicação semelhante, com um link atualizado de acesso de livre para que o jornalista ou editor possa escolher o que melhor lhe convém, sem ter de descarregar vários megabites ou gigas de que não vai precisar, através serviços de transferência de ficheiros.
