A máxima minimalista que garante que “menos é mais” pode bem ser aplicada à realidade das organizações no século XXI. Num universo empresarial globalizado e tendencialmente orientado para as plataformas digitais, há cada vez mais vozes a erguerem-se contra o impacto negativo que a complexidade de processos e de comportamentos tem na produtividade e nos níveis de satisfação dos trabalhadores. A evidência também aponta nesse sentido: inquéritos recentes levados a cabo pela IBM e pela KPMG aos CEO de algumas das maiores empresas norte-americanas, por exemplo, revelam que esses mesmos líderes identificam a complexidade como um dos principais desafios do negócio.
Não obstante, se apontar o dedo à complexidade é uma coisa, outra completamente diferente é implementar medidas concretas que visem combater este problema, sobretudo quando o tempo e a disponibilidade de quem gere para o atacar por vezes escasseiam. Se é o seu caso, a Harvard Business Review, em parceria com Lisa Bodell, fundadora e CEO da consultora norte-americana FutureThink e autora do livro Kill the Company, propõem-lhe um plano com sete pontos – já de si, simples – que a vão ajudar a fazer da simplificação uma ferramenta de liderança e um aspeto crucial da estratégia de negócio.
Elimine todas as tarefas que não sejam efetivamente necessárias dentro da empresa.
Corte com o que está a mais
Um bom ponto de partida para quem quer simplificar é livrar-se de regras desnecessárias e atividades ou procedimentos que não acrescentam qualquer valor à organização. Preste atenção, por exemplo, a quantas pessoas são precisas para aprovar um único documento (como um relatório de despesas, por exemplo) e elimine todos os checkpoints que não sejam efetivamente imprescindíveis.
Olhe para os interesses corporativos de fora para dentro
A necessidade de apresentar propostas que acrescentem real valor aos clientes (sejam eles internos ou externos) é um dos pressupostos que deve presidir ao processo de simplificação. Com esse propósito em mente, é importante que procure clarificar, em conjunto com a sua equipa, o que é que esses mesmos clientes realmente querem e o que é que a organização pode fazer para satisfazer as suas necessidades.
Estabeleça prioridades
Um dos segredos para conseguir simplificar é distinguir o que é realmente importante do que é apenas acessório e, em função disso, estabelecer prioridades. Sem esquecer, de resto, que essa lista de prioridades estabelecidas exige uma atualização regular, sob pena de perder, também ela própria, a pertinência.
Opte pelo caminho mais direto
Assim que as prioridades estejam devidamente estabelecidas, defina um rumo para as atingir e elimine todos os passos redundantes que só acrescentam entropia.
A complexidade é como uma erva daninha que tende a proliferar, se não se implementar um plano regular de erradicação.
Seja sincera
Um dos erros de gestão que mais contribui para agravar o cenário de complexidade dentro das organizações é o receio de apontar o dedo àquilo que está mal. Isto pode acontecer, por exemplo, quando se hesita em chamar à atenção pessoas (nomeadamente, colaboradores em posições seniores) que tendem a causar complexidade com práticas menos eficientes. Para contrariar esta tendência, procure estimular o feedback construtivo – e não necessariamente positivo – entre todos os elementos da equipa, de modo a identificar comportamentos que podem estar a colocar pedras na engrenagem corporativa.
Simplifique a estrutura hierárquica
Outra fonte de complexidade prende-se com a tendência para acrescentar patamares hierárquicos intermédios, que levam a que, por vezes, haja gestores a supervisionar o trabalho de apenas uma ou duas pessoas. Isso é contraproducente, não só porque acrescenta trabalho desnecessário, como também pode ser um entrave à autonomia das equipas.
Não deixe a complexidade voltar a instalar-se
Para finalizar, lembre-se que a complexidade é como uma erva daninha que tende a proliferar, se não se implementar um plano regular de erradicação. É por isso que deve voltar a cumprir os passos anteriores sempre que necessário.
