Hoje, mais do que saber gerir o tempo, há que saber lidar com as distrações que a impedem de cumprir as tarefas em agenda. Enquanto tenta trabalhar o telemóvel toca, entra um sms a meio de um e-mail que está a escrever, ao mesmo tempo ouve sinais de alerta de uma aplicação no tablet e do calendário do Outlook, alguém entra no seu escritório, e a sua mente não se consegue concentrar. Maura Thomas, consultora e oradora especializada em gestão da atenção, produtividade, eficiência e organização, fundadora do site Regain Your time, diz que o conceito “gestão de tempo” já passou de moda e deu lugar à “gestão da atenção”.
A capacidade de controlar a atenção será um dos seus maiores ativos nas próximas décadas, mas tem de ser aprendida.
“A gestão do tempo tradicional ensina-nos a fazer todas as manhãs uma lista de tarefas para o dia. Mas, assim que descarregamos os e-mails, a lista fica desatualizada”, alerta. A gestão de tempo ensina a estabelecer prioridades, porém, nos dias de hoje, tudo parece urgente e compete pela prioridade máxima. Se disponibiliza tempo para terminar uma tarefa, mas está constantemente a ver os e-mails, a pegar no telefone e a ser interrompida por outras pessoas, até pode conseguir concluir a tarefa, mas a experiência será muito diferente da desejada.
Controle a tecnologia antes que ela a controle
A capacidade de controlar a atenção será um dos seus maiores ativos nas próximas décadas, porém, é uma competência que tem de ser aprendida. Segundo esta especialista, a “convergência digital”, ou seja, a ideia de que todos os tipos de tecnologias diferentes estão a fundir-se e a tornar-se omnipresentes, faz com que seja quase impossível estarmos concentrados. “Estamos a provocar em nós próprios uma forma de deficit de atenção”, explica.
A distração constante prejudica a capacidade de aproveitar momentos mais calmos.
Temos de dominar a tecnologia e de a controlar, utilizando-a a nosso favor e não contra nós. “A maior parte das pessoas que conheço não desligam os telemóveis, nem os colocam sem som e têm alertas ativados para tudo (atualizações em redes sociais, notícias de última hora, previsões meteorológicas, etc.). Combinados com o fluxo normal de sms, telefonemas e e-mails, a distração é garantida”, exemplica Maura Thomas, acrescentando que, ao longo do tempo, a distração constante prejudica a capacidade de aproveitar momentos mais calmos. Sempre que estes ocorrem, sentimo-nos aborrecidas e procuramos… distrações! É um ciclo que faz com que estejamos a ter cada vez mais dificuldade em nos concentrarmos num assunto durante mais de um, ou dois, minutos. É um processo que tem de ser revertido com menos alertas no telemóvel e no computador, com menos visitas à caixa de e-mails, com menos acessos às redes sociais e com a definição de períodos de concentração absoluta ao longo do dia para cumprir as tarefas que tem em mãos.
Substitua Informação por Atenção
No site Regain Your Time, Maura Thomas afirma que a “Era da Informação” morreu. Vivemos hoje na “Era da Atenção”, na qual consumimos quase três vezes mais informação do que em 1960. Porém, o volume de informação não é o problema. O verdadeiro problema é a informação já não ser passiva. Ela é levada até nós (quer queiramos, ou não) através dos mais diversos meios tecnológicos e de comunicação. Por isso, a atenção tornou-se o nosso bem mais precioso e a concentração é a nossa competência mais valiosa. “A capacidade de controlar a atenção face a distrações externas terá um efeito profundo na sua concentração e, consequentemente, terá um impacte positivo na sua produtividade”, revela a especialista.
Reserve tempo para ver as notícias importantes do dia, mas dispense alertas de informação que não é relevante.
Saber filtrar toda a informação que chega até si é fulcral para a sua produtividade. Não deixe que ela invada as horas do seu dia e distinga o essencial do acessório. Reserve tempo para ver as notícias importantes do dia, mas dispense alertas e, sobretudo, não confunda notícias realmente importantes para o seu trabalho com as notícias das férias na Austrália do seu melhor amigo.
UM DIA NA VIDA DE MAURA THOMAS
“O meu dia é definido pela lista de tarefas que criei. Se o planeado for estar no escritório (sem reuniões), poderei dar, logo de manhã, uma olhadela aos e-mails, mas só no telemóvel, para me impedir de responder a todos (é mais difícil e frustrante responder a todos num teclado tão pequeno). Respondo só aos muito importantes, termino algumas das tarefas prioritárias e só depois descarrego os e-mails no computador.
Tento também eliminar as distrações durante períodos de 30 a 45 minutos cada, para me dedicar a uma única tarefa – desta forma, a probabilidade de a completar mais rapidamente é maior. Faço também uma pequena pausa de hora a hora, na qual me levanto da secretária, alongo os músculos, hidrato-me e alimento-me e asseguro que corpo e mente estão a trabalhar bem. (Este é o meu plano, mas, claro, como qualquer outra pessoa, não sou bem sucedida todos os dias…)”
Controle as distrações internas
Segundo Maura Thomas, as distrações externas são um problema evidente. Porém, “também somos constantemente solicitados pelas nossas distrações internas”, afirma. “Chamo-lhes ‘tagarelice mental’, que nos relembra constantemente da nossa lista de tarefas e de todas as coisas de que nos estamos a esquecer. E, não só perturba a nossa concentração, mas também a nossa calma, podendo tirar-nos o sono”.
É imperativo conseguir gerir as distrações internas para poder tirar o melhor partido do seu tempo.
Estas distrações internas são geradas pelo facto de a maioria das pessoas não conseguir lidar bem com todas as suas responsabilidades. Maura Thomas diz que a estas pessoas falta “um bom sistema de gestão do fluxo de trabalho, por isso, as suas responsabilidades espalham-se em listas de tarefas em papel, em post-its, na sua memória, em alertas na caixa de e-mails e numa miríade de outro tipo de lembretes”. É imperativo conseguir gerir as distrações internas para poder tirar o melhor partido do seu tempo e conseguir agir de imediato, sempre que a situação o exige.
Centralize a lista de tarefas
Maura Thomas afirma que fazer uma lista ainda continua a ser importante, desde que a organize segundo a prioridade das tarefas e que as decomponha em itens mais pequenos, muito específicos e práticos. Porém, mais importante ainda, é que esteja centralizada num só suporte, de preferência eletrónico. Conheça todo o potencial do dispositivo. É muito provável que descubra funcionalidades que facilitarão a sua vida.
QUEM É MAURA THOMAS
Especialista em produtividade e gestão do tempo, É uma oradora reconhecida internacionalmente. Maura Thomas é fundadora do site Regain Your Time e autora do livro Personal Productivity Secrets – aguarda-se a publicação de Work Without Walls no primeiro semestre deste ano.
Um livro a ler com muita atenção.
Enquanto a primeira obra fala do que as pessoas podem fazer para controlar a atenção e aumentar a produtividade, a segunda apresentará políticas e práticas que os executivos poderão implementar para criar uma envolvente de gestão da atenção que potencie a produtividade nas suas organizações.
Maura desenvolveu o Empowered Productivity™ System, um processo de gestão eficaz de gestão dos detalhes da vida e do trabalho com menos stress. É colaboradora regular da Harvard Business Review.
