É preciso conhecer primeiro os objetivos e as prioridades. Se os dias estão tão cheios de atividades e o stresse aumenta com tanto para fazer, em tão pouco tempo, é altura de adotar medidas para administrar melhor as horas de trabalho. Recorrer a uma agenda é o ideal, mas uma folha em branco também ajuda a dar os primeiros passos na organização das tarefas.
. Comece o dia definindo as tarefas que pretende cumprir. São 10/15 minutos muito bem empregues. A falta de planeamento é um forte inimigo da produtividade.
. Organize os items por data e prioridade. Os que têm prazos definidos vão para a agenda. Os outros anotam-se como tarefa.
TAREFAS URGENTES VS. TAREFAS IMPORTANTES
Fazer esta distinção é crucial para uma correta gestão de tempo. Stephen R. Covey deu um bom contributo, distinguindo-as da seguinte forma no bestseller Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes:
- Se é urgente e importante tem prioridade máxima
- Se é urgente mas não é importante deve delegá-la
- Se não é urgente mas é importante pode adiá-la
- Se não é urgente nem importante vai para o fim da lista de tarefas ou, simplesmente, esqueça-a.
. Mantenha a agenda atualizada porque é importante para compromissos com data e hora marcadas. Uma agenda online é uma boa sugestão, pois pode ser consultada no telemóvel, tablet e computador.
. Indique o que é preciso fazer para cumprir cada tarefa. Se for um telefonema, quais os nomes e os telefones necessários, Se for uma reunião, quais os assuntos, os documentos e as pessoas a convocar.
. Antes de um telefonema, conversa ou reunião pare cinco minutos para pensar nos objetivos que pretende atingir. Isso ajuda-a a dirigir o seu foco para essa tarefa e a preparar-se para conseguir atingir os resultados que pretende.
Mantenha o local de trabalho organizado. Garanta que tem tudo o que precisa e liberte-se de papelada desnecessária.
. Não deixe as tarefas mais difíceis para o final do dia. É tentador começar pelas mais fáceis para sentir a satisfação de riscar tarefas da lista, mas lembre-se que a sua energia e concentração vão diminuindo ao longo do dia, tornando mais difícil lidar com situações complexas.
. Defina quais as tarefas que pode começar a realizar de acordo com os recursos de que já dispõe e identifique os recursos que ainda tem de reunir (nome de pessoas para contactar, telefones, informação, documentos) para dar seguimento a outras. Se necessário peça ajuda. Não caia na tentação de querer fazer tudo sozinha. Há colegas mais disponíveis ou uma assistente que é paga para dar apoio à equipa.
. Delegue o que for preciso sempre que perceber que outra pessoa pode executar determinada tarefa (às vezes até de uma maneira melhor). Peça um favor e não se iniba disso.
. Comece imediatamente. Identifique as distrações e acabe com elas. Não deixe que interfiram com o seu foco. Se necessário desligue o telemóvel, o outlook e peça para não ser interrompida.
. A cada dia reveja a lista de tarefas, risque o que já conseguiu fazer e, se for caso disso, reorganize o que ainda falta fazer.
. No final da semana avalie o que ficou feito. Anote o que não conseguiu concluir ou que teve de transferir para a semana seguinte. Nem tudo está nas suas mãos – há tarefas que dependem de outras pessoas ou acontecimentos.
. Faça uma nova lista de prioridades para a próxima semana e anote as diferenças que conseguiu na sua vida. De certeza que estará mais satisfeita com o que foi capaz de fazer.
DICAS PARA MOMENTOS CRÍTICOS
As interrupções originam incumprimentos de planos e, por isso, deve reservar na agenda períodos de tempo só para trabalhar. Siga alguns truques para aumentar a produtividade.
. Trabalhe de costas para áreas movimentadas;
. Feche a porta do gabinete;
. Não permita interrupções;
. Aprenda a dizer Não;
. Mantenha o corpo hidratado e alimentado.
