Organizar, limpar e arrumar têm o efeito de ajudar a devolver calma à nossas vidas, ajudando-nos estabelecer rotinas, a ser mais eficazes, a perder menos tempo e a entrar menos em stress. Eis algumas ideias para se preparar para a temporada de trabalho atarefada que se aproxima.
Secretária organizada = mais produtividade
Se tem a sensação que passa mais tempo do que gostaria à procura de papéis importantes ou de uma caneta que escreva, é sinal de que precisa mesmo de organizar o seu espaço de trabalho.
— Comece por esvaziar a secretária e gavetas. Assim será mais fácil e rápido planear mentalmente o seu espaço de trabalho, separar o que vai para o lixo e o que fica. Limpe superfícies e gavetas com um produto multiusos.
— Faça uma purga geral. Seja rígida na escolha do que deita fora, sem sentimentalismos ou medo de precisar delas depois. Livre-se de:
. Tudo o que está fora de prazo — há sempre um calendário velho na gaveta do fundo, por alguma razão estranha…)
. Papéis relativos a projetos antigos e dos quais tem backups em pen drives ou na cloud — e se não tem, comece a fazê-lo. Se precisa de manter um arquivo físico dos projetos que vai fazendo ao longo do tempo, essas pastas devem estar num armário em outro espaço e não na sua secretária.
. Material de escritório defeituoso — há sempre várias canetas que não escrevem quando precisamos mesmo de uma…
. Tudo o que não usa há mais de 6 meses — se não o fez até aqui, é pouco provável que o volte a precisar disso.
— Faça o mesmo com o seu computador. Apague todos os emails antigos sem grande importância e crie separadores por temas ou pessoas para aqueles que tem mesmo de guardar. Nas alturas críticas após férias, quando damos conta de que temos 3500 emails na inbox, muita gente opta por fazer uma razia a tudo o que tem mais de um mês — uma boa estratégia para o resto do ano; certifique-se primeiro de que não apaga comunicações importantes.
Faça também uma limpeza aos ficheiros de imagens e texto que já não usa; só ocupam espaço de memória.
— Fique com o mínimo essencial de objetos em cima da secretária, para evitar distrações visuais.
— Escolha um sistema de organização que funcione consigo, por etiquetas ou cores, por exemplo. Identifique pastas, caixas de arrumação e gavetas com etiquetas: vai ajudá-la não só saber sempre onde tem tudo quando precisa, como também a achar o lugar certo para cada coisa.
— Repense a disposição dos objetos, que deve ser o mais ergonómica possível, com material de uso frequente ao alcance de uma mão e o ecrã ao nível dos seus olhos. Não volte a colocar tudo exatamente como estava: se sentiu necessidade de reorganizar é porque faltava funcionalidade e sentido prático. Pequenas mudanças vão quebrar a monotonia do seu espaço de trabalho.
— Adicione um toque pessoal: uma planta, um rebento de bambu numa jarra, fotos inspiradoras, um pequeno placard com frases que a motivam ou que a divertem, reproduções dos seus quadros preferidos em poster.
— Habitue-se a desfazer-se de papéis e outros itens, assim que acaba um projeto ou deixa de precisar deles. Evite fazer da última gaveta do seu módulo o eterno cemitério de papelada inútil. Recicle papelada, devolva objetos e documentação a arquivos ou aos seus devidos donos.
Mais harmonia em casa
Objetivo da organização não é tornar a sua casa perfeita e imaculada, mas tornar a vida mais fácil, calma e funcional.
— Instale um calendário ou “centro de mensagem” familiar numa parte comum da casa, como a cozinha, onde possam anotar os compromissos de trabalho, horários escolares, consultas, prazos de entrega e datas importantes ou compras urgentes de toda a família.
— Começa a planear as refeições para a semana, tal como os chefs de cozinha. Não só lhe poupará o stress de pensar todos os dias no que pode ser feito depressa para o jantar (e a corrida para o supermercado, depois do trabalho), como lhe permitirá pensar em refeições mais saudáveis e equilibradas e fazer a lista de compras de forma mais organizada.
— Faça uma limpeza geral à despensa, frigorífico e congelador para deitar fora aquilo que não vai ser usado ou está fora de prazo e aproveitar os alimentos que devem ser consumidos rapidamente, antes que se estraguem. Na despensa, transfira todos os alimentos ainda nas suas embalagens originais, abertas, para caixas e recipientes fechados (bolachas, arroz, massas, farinha, etc…), de preferência em vidro transparente para serem imediatamente visíveis.
— Tire da cozinha ou do hall de entrada tudo o que não pertence lá: são as divisões onde largamos mais coisas quando chegamos a casa. O resultado são pilhas de publicidade não desejada, correio, faturas, chaves de casa, telemóveis, brinquedos e mochilas dos miúdos a acumularem-se.
— Com o Outono recém-chegado está na altura de arrumar as roupas de verão no armário e começar a tirar peças e cobertores mais quentes. Reserve as prateleiras superiores dos seus guarda-roupas e armários para arrumar o que está fora de estação, sempre devidamente acondicionado.
— Aproveite para separar a roupa que já não serve, que não usa há um ou dois anos— a probabilidade de voltar a querer vesti-la não é grande — ou da qual se cansou. Faça doações a instituições, troque com amigos e família ou venda em lojas de roupa em 2ª mão.
— Organize as suas peças de roupa por categorias: para trabalhar, para ocasiões formais, casual, para o ginásio.
