Reuniões
As regras que se devem seguir para que uma reunião decorra com normalidade são as mesmas do que para qualquer outro tipo de encontro.
Em primeiro lugar, há que dispor de uma sala com condições de comodidade (iluminação, temperatura, cadeiras e telefone) e com espaço suficiente para que todos possam estar confortáveis. Em cima da mesa devem estar já colocados blocos de papel e canetas, garrafas de água e copos. Se se tratar de uma reunião sem interrupções, o café deve ser servido logo no início da sessão de trabalho. Na prática, é preferível fazer pequenos intervalos, os chamados coffee breaks ou pausa para café e passar para outra sala onde se possa fumar, beber café e comer uns biscoitos. Mas, se não houver possibilidade, ou vontade, de fazer intervalos, pode colocar-se uma mesa num canto da sala com uma máquina com cápsulas e um termos com água a ferver para o chá, xícaras em número suficiente, copos e garrafas de água. Deste modo, as pessoas podem levantar-se para se servir sem terem de interromper o andamento dos trabalhos.
Uma questão que me foi colocada repetidas vezes por inúmeras secretárias diz respeito ao hábito de nas empresas servir cafés aos visitantes. Espanta-me que muitas dessas secretárias se sintam, como dizem, “obrigadas a servir” cafés. Pergunto-lhes se, quando estão em casa e chegam visitas, não acham natural oferecer-lhes café. Ora, também no escritório elas devem pensar e agir como se fossem as “donas da casa” ou anfitriãs, fazendo este gesto de cortesia com naturalidade.
O café ajuda a maioria das pessoas a concentrar-se e a despertar. Por isso deve ser oferecido antes de começar a reunião para ajudar a estabelecer um espírito de cooperação e participação de todos os presentes.
Não se deve marcar uma reunião importante logo a seguir a um almoço demorado, para evitar a sonolência de alguns participantes. E, mesmo que não tenha havido um grande almoço, mas apenas umas sanduíches, a pessoa que usa da palavra não deve ficar
de costas para a janela, dado que olhar de frente para a luz aumenta a sonolência de quem escuta.
À mesa de reuniões podem respeitar-se as precedências, mas só no caso de se tratar de negociações muito importantes, em que esse ritual das precedências contribua para dar mais importância ao que se vai discutir.
Não é indispensável que quem preside à reunião se sente a uma das cabeceiras para marcar a liderança. Mas deve ficar sentado num lugar em que seja visível para todos os participantes.
Se não houver indicação dos lugares, e quem preside à reunião disser “sentem-se onde quiserem “, a tendência é para deixar vagos os lugares à direita, à esquerda e à frente de quem preside. Nesse caso, estando todos sentados, os mais próximos desses lugares
devem ocupá-los. É preferível, no entanto, que seja quem ocupa a presidência a indicar quem se deve sentar à sua direita e à sua esquerda, visto que são os lugares de maior importância e é um privilégio ser convidado para se sentar neles.
É preferível uma mesa redonda ou oval para se diluir a precedência. No caso de se tratar de uma reunião alargada, a sala de reuniões pode ser transformada num miniauditório, sentando-se quem preside à frente, numa mesa pequena, rodeado dos seu assessores e ficando os outros colaboradores em cadeiras (com mesa acoplada no braço, se possível) formando um semicírculo.
Em reuniões mais pequenas, o secretário ou a secretária ficam sentados à esquerda de quem preside à reunião, se se tratar de uma mesa redonda, ou um pouco atrás de quem dirige os trabalhos, se este se sentar no topo de uma mesa retangular. Neste caso os visitantes deverão ficar sentados à sua direita e o pessoal da casa à sua esquerda.
Quando se realiza um encontro com uma delegação de representantes de uma empresa estrangeira, ou entre duas empresas portuguesas, pode optar-se por colocar cada delegação de um lado da mesa, sendo os lugares centrais ocupados pela pessoa que tiver o estatuto superior dentro da hierarquia de cada empresa (P). Se ambas as delegações tiverem trazido um secretário, para tomar nota do que for dito no decorrer da reunião, estes devem ser colocados nas extremidades da mesa. Exemplo:
Neste caso, os lugares devem ser assinalados por cartões com os nomes, para que não haja confusão no momento em que as duas delegações se sentam à mesa. Mas, em reuniões menos formais, basta que a pessoa que preside indique ao seu homólogo onde ele se deve sentar, podendo este escolher os lugares onde se sentam os colaboradores que trouxe consigo.
Em certas negociações mais complexas, o protocolo é mais “rígido”. Se se pretender, por exemplo, levar o “adversário” a ceder e a assinar determinado compromisso, segue-se a regra de que quem preside à reunião (P) fica de frente para a porta de entrada da sala e o visitante (V) fica em frente dele normalmente virado para a janela:
Esta “regra “, usada para que o visitante fique à partida em situação de desvantagem (a luz não só o ilumina como o pode impedir de ver bem a cara do interlocutor em contraluz), não deve ser usada numa reunião em que se pretende que o visitante se sinta bem.
Se o anfitrião da reunião se colocar, como é correto e prático, de frente para a porta da entrada, deve convidar o visitante a sentar-se à sua direita, para evitar que este fique de frente para a luz da janela.
Colocar-se em ângulo também facilita as negociações, não só por haver um melhor contacto visual, mas, também, por não existir um obstáculo de permeio (a mesa) entre o visitado e o visitante.
Audiências
A audiência é uma reunião habitualmente solicitada a membros do Governo central, regional e local, ou ainda ao chefe do Governo ou do Estado e, por isso, reveste-se de mais cerimónia.
O pedido de audiência deve ser feito através do chefe de Gabinete, secretário privado ou assessor respetivo, a quem se deve expor o motivo do pedido. As formalidades nestes casos são definidas pelo gabinete do governante no momento da marcação da audiência.
Normalmente, manda-se por escrito o nome de todos os participantes nessa audiência. Nesse contacto preliminar deve perguntar-se se existe um parque de estacionamento próprio e, nesse caso, manda-se também a matrícula do carro para facilitar o acesso
e estacionamento durante a audiência.
As audiências obedecem às mesmas regras das reuniões, mas com maior solenidade. Em regra, as pessoas que vão ser recebidas esperam numa sala pela chegada do membro do Governo. Este costuma ser acompanhado por alguém do seu gabinete, que tomará notas da audiência (notetaker).
Nesse caso, a colocação correta dos visitantes (C e D) deve ser feita a partir do lado direito do governante (A), deixando vago o lugar do lado esquerdo do governante para o assessor (B):
Quando o governante entra na sala, todos se devem levantar. Se houver necessidade de apresentações, estas devem ser feitas pelo visitante mais importante, que apenas precisa de dizer os nomes daqueles que o acompanham e que não são conhecidos do membro do Governo que os recebe.
Isabel Amaral é empresária, coach executiva, docente em universidades portuguesas e estrangeiras, palestrante e conferencista em Imagem, Protocolo e Comunicação Multicultural, áreas em que também dá formação. Mestre em Relações Internacionais pela Universidade de Lisboa (ISCSP), é presidente da Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo desde 2005 e investigadora do Instituto do Oriente desde 2013. É autora dos livros “Imagem e Sucesso” e “Imagem e Internacionalização” (Editorial Verbo), “Enciclopédia de relações Internacionais” (D. Quixote) e do “Cerimonial para Cerimonialistas” (CNCP-Brasil), colaborando ainda em diversas publicações nacionais e internacionais.
