Dez passos a seguir para implementar o teletrabalho

O trabalho remoto permite garantir a continuidade do negócio e é uma oportunidade para impulsionar a modernização das ferramentas de trabalho. Mas para as PME este é um desafio para o qual nem todas estão preparadas. A Sage aconselha um conjunto de medidas para a implementação do trabalho remoto.

Há um caminho a percorrer para garantir que tudo corre bem quando os colaboradores estão a trabalhar remotamente.

O teletrabalho permite contornar, em parte, a situação de incerteza gerada por este surto de COVID-19, garantindo a continuidade do negócio e impulsionando a modernização das ferramentas de trabalho. Se a sua implementação for realizada de forma cuidadosa e adequada, pode vir a revelar-se o elemento que faltava para que muitas PME possam enfrentar os desafios organizacionais do futuro demonstrar a sua capacidade de adaptação tecnológica em todos os momentos.
Sage, empresa líder de mercado em soluções de gestão empresarial na Cloud, analisou a experiência do teletrabalho amplamente generalizado como resposta ao surto de COVID-19 e reuniu alguns conselhos para a sua implementação nas PME, bem como para o regresso à normalidade no futuro. Eis os dez passos que as PME devem seguir neste processo de adaptação ao trabalho remoto:
1. Elaboração de um plano de contingência
O ideal seria tê-lo já definido antes desta crise, mas perante uma situação sem precedentes, é essencial que as PME sejam rápidas na definição do seu plano de ação. Este plano deverá englobar não apenas decisões que digam respeito à equipa de direção, mas também orientações sobre como esta se deve relacionar com os colaboradores e outras partes interessadas (clientes, parceiros, fornecedores, etc.).
2. Avaliação de meios
Geralmente o teletrabalho não exige equipamentos nem dispositivos sofisticados, mas é importante que cada colaborador trabalhe com as soluções e aplicações mais úteis para a situação. É ideal dispor de soluções de gestão online ou na cloud, pois são colaborativas e podem ser controladas a partir de qualquer lugar.
3. Avaliação de tarefas impossíveis com o teletrabalho
Deve ser feita uma avaliação de todas as tarefas e a viabilidade da sua realização de forma remota. É necessário analisar o impacto que as tarefas que não se podem realizar dessa forma terão nos processos, nos recursos materiais e humanos da empresa e nas suas relações externas.
4. Avaliação de colaboradores críticos
Os colaboradores vão enfrentar os processos de teletrabalho segundo as suas respetivas experiências, competências e formação. As empresas devem acompanhar mais de perto os colaboradores com mais responsabilidade, mas que se preveja que podem encontrar mais dificuldades neste processo – podem até considerar a sua orientação personalizada.
5. Elaboração de indicadores de acompanhamento
As PME devem definir indicadores objetivos, simples de interpretar, continuamente acessíveis e informativos sobre como o desempenho dos colaboradores e como devem enfrentar as tarefas. Estes indicadores permitirão avaliar os progressos realizados na experiência do teletrabalho.
6. Análise do impacto externo
Muitos encontros terão de ser adiados e alguns serviços terão de ser prestados ou recebidos de forma diferente. É necessário um esforço maior de agenda e de comunicação para enfrentar estas mudanças da forma mais suave possível.
7. Comunicação aos colaboradores

O feedback dos colaboradores relativamente ao plano de ação é muito importante e poderá implicar algumas retificações. É importante delinear um fluxo adequado de comunicação, incluindo a escolha dos melhores momentos para transmitir informações, de que forma deverá ser feito e a quem.

8. Início da experiência
Os indicadores definidos devem orientar as PME na avaliação do que está, ou não, a ser bem realizado. Será necessário ir analisando os desvios e propondo medidas de correção.
9. Regresso à normalidade
Também a operação de retorno à normalidade deve ser planificada. Pode acontecer que algumas das tarefas que tenham sido efetuadas com tanto sucesso que se pretenda a continuação da sua execução de forma remota. Seja como for, é muito importante a comunicação durante o processo de reajustamento das operações.
10. Avaliação dos resultados
Após a experiência de teletrabalho em situações de crise, existem três aspetos essenciais que importa avaliar:
  • Qual foi o impacto da crise? O teletrabalho remoto contribuiu para moderá-lo?
  • Que ensinamentos se retiram sobre a aplicação do teletrabalho à empresa, e sobre a sua robustez face a situações de crise?
  • Como se comportou a empresa em comparação com os seus concorrentes diretos?
Parceiros Premium
Parceiros