Desde 1998 a trabalhar na área dos eventos, em 2011 Mafalda Barros fundou a BSPIRT, agência de comunicação e eventos, que presta um vasto conjunto de serviços, desde eventos corporativos, digitais, conferências até à ativação e promoção de marcas e produtos.
Na sua agenda nunca há dois dias iguais, pelo que a rotina nunca se instala. Dividida entre a gestão da empresa e a gestão da vida familiar os dias de Mafalda Gaspar de Barros passam a correr. Capacidade para trabalhar sob pressão, com prazos apertados e gestão de imprevistos, são as exigências diárias da sua atividade, que tem de saber gerir com alguma calma e inteligência emocional.
6h45
Toca o despertador, momento mais difícil do dia! Sigo para o duche, onde aproveito para refletir e organizar as ideias.
7h00
Tiro a minha filha mais nova da cama e começo a preparar o pequeno-almoço e a lancheira.
7h45
Hora de sair de casa para deixar a filha mais nova no colégio. A mais velha já está na faculdade e é completamente autónoma.
O meu marido trabalha na área de gestão florestal e agrícola e passa pelos menos dois a três dias por semana fora, durante pelo menos, 10 meses por ano. Pelo que a gestão da logística da casa e da nossa filha mais nova passa praticamente toda por mim.
Sempre que a agenda me permite sigo para o ginásio depois de a deixar, e isto acontece no máximo duas a três vezes por semana, pois com a agenda exigente que tenho a conciliação acaba por ser por vezes bastante difícil. Alterno entre o cycling e o yoga, atividades fundamentais para o meu equilíbrio.
8h30
Quando não vou ao ginásio, a esta hora estou na agência e aproveito o sossego, antes da equipa começar a chegar, para despachar os muitos temas do dia.
As semanas são divididas entre trabalho no escritório, reuniões em clientes e fornecedores e acompanhamento de alguns eventos.
10h00
Assim que a Magda Afonso (responsável da área de Recursos Humanos e coordenadora de toda a equipa) chega, fazemos um ponto de situação geral sobre os projetos. Analisamos as necessidades de acompanhamento de cada equipa para os projetos que têm em mãos e fazemos a gestão da atribuição dos novos pedidos de proposta, em função da disponibilidade de cada equipa.
Temos uma equipa muito coesa e profissional, que vai dos 26 aos 50 anos. Cada projeto tem um project manager responsável, que nunca trabalha sozinho, dependendo da dimensão e complexidade do evento. Dos mais velhos aos mais novos, todos aprendem com o elemento mais experiente, o que nem sempre implica ser o mais velho. Dentro da empresa temos uma cultura de partilha e celebração dos sucessos de forma a mantermos todos motivados.
Em termos de motivação, para além da atribuição de prémios de desempenho, anuais ou semestrais, oferecemos ainda a utilização de ginásio e seguros de saúde. Como trabalhamos numa área muito exigente em termos de horários, e muitas vezes as equipas têm de trabalhar fora de horas ou ao fim de semana, a BSPIRT oferece o dia de aniversário aos colaboradores e também o dia de aniversário dos filhos. Fala-se muito em retenção de talento e acredito que esta é uma das melhores formas de o conseguir.
11h30
Há eventos que exigem mais de nós e nestes casos é preciso estar mais focada. Desde reuniões de quadros e conferências para mais de 500 pessoas, jantares e almoços de empresas, ao desenvolvimento de stands para feiras, ou o simples fornecimento de Recursos Humanos para ativações de marca, a BSPIRT cria, desenvolve e implementa projetos chave na mão para as empresas, o que implica maior foco da minha parte, seja isolada ou em equipa, a acompanhar os diversos projetos.
A nossa equipa de designers trabalha na proposta gráfica dos projetos em desenvolvimento, sempre a pensar nas melhores soluções a apresentar aos nossos clientes. Trabalho fundamental para tornar as propostas mais criativas e nos conseguirmos destacar da concorrência. Assim, há que acompanhar de muito perto todo o trabalho desenvolvido, ajudá-los na procura de soluções e perceber se o que está pensado se enquadra efetivamente nos objetivos do cliente.
13h00
Aproveito muitas vezes as horas de almoço para fazer new business e almoçar com potenciais novos clientes. Fora do ambiente de trabalho e com uma postura mais descontraída é mais fácil perceber como poderemos trabalhar em conjunto, que projetos costumam desenvolver na área dos eventos, e explicar quais as vantagens em trabalhar com a nossa agência.
14h30
A tarde é passada entre reuniões com clientes, para apresentação de propostas ou para passagem de briefing para um novo projeto, e alinhamento dos trabalhos em curso com a minha equipa. Hoje em dia o sistema on-line ajuda-nos a poupar algum tempo em deslocações para as inúmeras reuniões diárias, pelo que sempre que conseguimos, esta é a solução utilizada por clientes ou pela própria equipa.
Com a pandemia desenvolvemos uma parceria muito forte no desenvolvimento de eventos digitais, e assim conseguimos responder a novos desafios e às atuais necessidades dos clientes.
18h00
Os finais de dia são sempre complicados. Com os timings cada vez mais apertados para apresentação de propostas, ou a preparação do arranque de montagem de um evento, este período é bastante stressante, com as equipas divididas entre terminar uma apresentação complexa de um projeto e a validação dos últimos detalhes e necessidades para o/os eventos do dia seguinte.
Hoje já não tenho de passar os olhos em todos os projetos, nem seria possível, mas os mais complexos passam todos por mim.
A minha filha mais nova chega, entretanto, à agência, e de repente tenho também de acompanhar trabalhos de casa, dúvidas no estudo e alguma atenção que é solicitada. Transformo-me na “mulher dos sete ofícios”.
19h45
Se não tenho eventos sigo para casa onde ainda vou preparar o jantar.
No caminho aproveito para fazer um balanço do dia com a minha filha, perceber quais as matérias onde existem dúvidas e ouvir as inúmeras histórias ou perguntas existenciais, que normalmente tem para contar ou para fazer. Esses 15 minutos são cruciais no nosso dia a dia. Pode parecer pouco mas valem por muitas horas.
Quando tenho eventos, não tenho hora para chegar e quem assume o acompanhamento da criança e da logística em casa é o meu marido.
20h30
Hora de jantarmos, ou todos ou apenas eu e a mais nova.
21h30
Coloco a mais nova na cama, aproveito para fazer algumas arrumações necessárias e preparar as coisas para o dia seguinte. Quando me despacho cedo ainda aproveito para ver uma série ou algum programa interessante que esteja a dar — fujo das notícias. Ou colocar a conversa em dia com o meu marido. Também acontece, muitas vezes, ter que responder a algum email urgente que entrou ou responder a uma solicitação de um cliente, que veio por WhatsApp.
23h30
Na maior parte dos dias estou “acabada” e se até há uns anos ainda conseguia ler qualquer coisa antes de dormir, hoje leio duas linhas e pouco mais.
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