Como ser bem sucedida na gestão de projetos

Deram-lhe a oportunidade pela qual esperava de ficar responsável pelo seu primeiro projeto, mas nem sabe bem como começar? Do planeamento à reunião final, alguns passos podem ajudá-la a conseguir melhores resultados, sem se desviar da rota do sucesso.

É muito importante manter toda a equipa a par do andamento dos trabalhos.

Quem se vê pela primeira vez a braços com a missão de gerir um projeto sabe que esta pode ser uma altura igualmente entusiasmante e assustadora. O objetivo último é entregar um trabalho de qualidade, a tempo e horas e, se possível, ultrapassar expectativas, mas é normal sentirmo-nos assoberbadas e enfrentando o dilema: “como vou fazer isto acontecer?”

Definir bem o âmbito do projeto

É o primeiro passo e o mais essencial para delinear a estratégia e método de trabalho, respondendo de forma clara a algumas questões base, como explica Veronica Thraen, consultora para a área de gestão de projetos em tecnologia, num artigo para a Forbes. “Entenda qual o âmbito do projeto fazendo este tipo de questões à sua chefia ou ao patrocinador do projeto.”
– Quais as metas e objetivos do projeto?
– Vai ser a única pessoa a trabalhar nele ou vai trabalhar em equipa? E, neste ultimo caso, que funções e responsabilidades vão estar atribuídas a quem?
– Quais os critérios a cumprir para se considerar que o projeto está completo e que foi bem-sucedido?

Prazos: Não perca o pé no agendamento de tarefas

Os especialistas em gestão de projetos, como Jason Westland, aconselham uma reunião semanal para fazer o acompanhamento do andamento dos trabalhos, atualizando prazos de entrega quando for caso disso. O sucesso do projeto depende muitas vezes de cumprir o cronograma original, uma missão que se pode ser bastante difícil, como sabem até os profissionais mais experientes, “mas que pode tornar-se um pouco mais fácil se for fazendo uma avaliação contínua dos progressos”, escreve Westland num artigo para o seu site Project Manager.  “A avaliação deste calendário é algo que pode fazer de maneira mais formal, no fim de cada fase de projeto, ou como parte do seu relatório mensal aos stakeholders.”

Tente manter-se fiel ao planeamento original

Muito provavelmente vão surgir novas informações e vai ser necessário incluir outras fases e tarefas que não estavam originalmente contempladas. Mas não tem necessariamente que satisfazer logo estes pedidos adicionais sem os questionar e rezar para que, ainda assim, consiga entregar tudo a tempo, observa Veronia Thraen. “Primeiro, faça alguma pesquisa para perceber que impacto terão no projeto e depois reveja os resultados com a sua chefia ou com o cliente. Eles determinarão se se justifica ou não integrar essas alterações.”

Faça atualizações de informação regulares

É muito importante manter toda a equipa a par do andamento dos trabalhos. Defina como e com que regularidade vai fazer estas comunicações: pode fazê-lo através de um relatório semanal, de um email ou de uma reunião de equipa, abordando sempre os principais progressos da semana, as questões que foram surgindo, os planos futuros e os riscos com que poderão deparar-se.

Avalie custos e qualidade

O fim de cada fase de projeto é uma ótima altura para fazer uma revisão de qualidade, seja das suas práticas de gestão, seja dos produtos ou serviços que é suposto entregar, como observa Jason Westland. “Uma revisão de qualidade permite-lhe avaliar se está ou não a ir de encontro ao que foi inicialmente delineado. Mais vale saber isso nessa altura do que deixar avançar mais o projeto — já poderá ser tarde demais para fazer alguma coisa.”

A gestão de custos é outras das grandes prioridades dos gestores de projeto. A cada meta atingida ou fase que se completa, aproveite para comparar os seus gastos atuais com o orçamento original e, se houver derrapagens, prepare-se para explicá-las. Esta é também a altura ideal para apresentar novo cálculo de estimativas para o seu budget até ao final do projeto. “Se as suas estimativas aumentarem muito [em relação ao orçamento original], é sinal que os custos estarão fora de controlo no final no projeto — mais uma vez, algo que é melhor ficar já a saber.”

Prepare-se para gerir questões inesperadas

É provável que apareçam obstáculos, desafios complicados, problemas e é bom estar preparada para algum stresse ocasional, fazendo depois tudo o que está ao seu alcance para contorná-los. Mas também é importante não “provocar o pânico, escalando imediatamente um assunto que ainda nem sequer é um problema ou, pior ainda, não dizendo nada na esperança que o problema desapareça”, aconselha Veronica Thraen. Se conseguir chegar à raiz da questão, com alguma investigação, poderá encontrar uma solução rápida ou uma forma mais eficaz de desempenhar uma tarefa. E se o impacto para o projeto for mesmo negativo, reúna com a sua chefia ou com o cliente, apresentando-lhe todas as alternativas de resolução para que eles possam tomar uma decisão informada.

Peça feedback às partes interessadas

Da equipa ao cliente, passando pelas suas chefias, é essencial pedir a opinião de todos os envolvidos, bem como sugestões sobre o que poderia ser feito de forma diferente. “Isto é difícil de medir estatisticamente, mas nada a impede de lhes pedir uma avaliação de 1 a 10. Mesmo que esteja a fazer uma medição subjetiva da sua satisfação, é sempre um exercício útil”, lembra o gestor de projetos Jason Westland.

Balanço final e lições aprendidas

Chegou finalmente o grande dia e conseguiu completar a sua missão? Ótimo! Tempo de fazer um balanço. “Antes de avançar para o seu próximo projeto, certifique-se que de que este cumpriu todas as expetativas e critérios de sucesso definidos no primeiro passo”, diz Verona Thraen, que relembra a importância de fazer uma reunião final de feedback com equipa, chefia e cliente, para avaliar satisfação de todos com o resultado final. “O que aprenderam com os sucessos e falhas deste projeto? Discutir estas questões com a equipa só ajudará a melhorar o desempenho em projetos futuros.”