Como conduzir uma reunião produtiva

Podem consumir metade do tempo de trabalho, sem que resultem em decisões concretas. Mas há estratégias para tornar as suas reuniões mais eficazes — o segredo está na forma como as lidera.

A tendência de quem conduz reuniões é falar durante metade do tempo, em média. É importante afastar-se desta atitude para melhorar as suas competências de gestão.

As reuniões de equipa têm objetivos bem claros: aumentar a produtividade, serem uma espécie de incubadoras de soluções criativas e servir para organizar e sincronizar os esforços coletivos. Mas se já deu por si a pensar que na sua empresa se sofre de “reunite” crónica, não está sozinha. Algumas sondagens feitas com executivos norte-americanos concluíram que estes dizem perder 30 e 50% do seu tempo em reuniões das quais, em dois terços dos casos, não saem conclusões objetivas nem estratégias de ação.

A verdade é que não há como fugir delas e compete ao líder da equipa a responsabilidade conduzir uma reunião eficiente. Por isso, o tema é motivo de debate regular de alguns coahes e especialistas em produtividade, que deixam dicas úteis:

Na preparação:

Defina a agenda de trabalhos já assente, com a lista de tópicos a abordar. Destine um determinado período de tempo a cada tópico e crie uma lista de “resultados desejados” que devem ser atingidos antes de a reunião terminar. No dia da reunião, distribua depois esta informação pelos presentes (ou coloque-a bem visível num projetor ou quadro).

Há 4 perguntas que deve colocar a si própria antes de começar a convocar as pessoas, diz Alyse Kalish, editora do site The Muse para temas de produtividade:
. Todos sabem porque foram convocados e qual deve ser o seu contributo?
. Todas as pessoas estão atualizadas sobre o tema que se vai discutir?
. Todos se conhecem e sabem quem faz o quê? E se não for esse o caso, o que precisam de saber antes de ir?
. Existem tensões entre pessoas que convidou, que possam atrasar o progresso da reunião?
Se a resposta é negativa a alguma das questões, envie um email à pessoa em causa, com a devida antecedência, claro, pondo-a a par do necessário.

 

Durante a Reunião:

Comece pontualmente e sem esperar por quem está atrasado. Não explique tudo do início a quem chegou depois da hora — eventualmente, acabará por entender onde se quer chegar e perceber a mensagem.

— Inicie a conversa de forma impactante e empática: “De forma a aumentar o envolvimento e o à-vontade e para estabelecer o tom do resto da reunião, é muito benéfico ser positivo e criar empatia com cada pessoa ou com todo o grupo”, diz a coach de liderança Katy Trost, da Forbes Coaches Counsil. Evite entrar logo na parte mais séria da conversa e aproveite os momentos iniciais para elogiar os esforços da equipa ou de alguém em especial numa conquista recente.

Já Brian Tracy, autor canadiano de bestsellers sobre sucesso profissional e especialista em treino de vendas, lembra que os primeiros 5 a 7 minutos de cada reunião são determinantes para criar o clima de eficácia que se pretende. “E aí que se estabelecem as bases e parâmetros, que se organizam os termos de referência e se diz a todos porque estão ali, durante quanto tempo e o que precisam de fazer.”

— Os grandes líderes falam no fim. Katy Trost explica as vantagens desta tática: “Não só ganha um ótimo ponto de vista sobre a forma como os outros abordam as questões, mas também estará a construir uma relação de confiança ao fazê-los sentir responsáveis e que estão a ser ouvidos.” Use a informação que vai ouvindo ao longo do encontro para substanciar as suas decisões e chegar a soluções que vão surgindo, ao mesmo tempo que promove o pensamento crítico do grupo. E faça perguntas: lembre-se quem faz a pergunta está no controlo da conversa.

Uma ideia partilhada por Brian Tracy, que lembra: “Lembre-se que ser líder não é dominar. Concluímos que a tendência natural de quem conduz reuniões é falar 50% do tempo, em média. É importante afastar-se desta atitude para melhorar as suas competências de gestão. Enquanto líder o seu papel é o de facilitador da discussão e não de a monopolizar.”

— Mantenha o foco: A cada 5 ou 10 minutos analise se quem fala continua a manter-se dentro do tema ou se já descarrilou para assuntos secundários. Se isso acontecer com um dos intervenientes pergunte, assertiva mas educadamente, porque é que acha que aquela informação é relevante para o que está a ser debatido e redirecione o leme da conversa, se for o caso, aconselha Katy Trost. Tudo o que não seja um tema central poderá ser tratado mais tarde, em outra reunião ou (preferivelmente) através de outro meio.

“Discuta cada tema em profundidade, mas pressionando conclusões sobre o que foi decidido, quem vai fazer o quê e quando, antes de passar ao próximo ponto da agenda”, salienta Brian Tracy. A incapacidade de fazer isto e de manter o foco nos tópicos da agenda são os dois maiores culpados por reuniões inúteis.

— Seja moderadora: O ideal seria que todos contribuíssem de forma mais ou menos equilibrada, mas a verdade é que, num grupo, há sempre gente mais extrovertida e aqueles que não abrem a boca a menos que lhes peçam. Por isso, o papel de quem conduz a reunião também é o de moderar o discurso. Não tenha receio de calar quem está a divagar ou de lembrar quem já está a falar há muito tempo que só tem mais um minuto para terminar, mas não interrompa os outros, aconselha Alyse Kalish. A editora do site The Muse recorda que os estudos demonstram que as mulheres são mais frequentemente interrompidas do que os homens, quando falam. “Defenda as pessoas que são interrompidas. Peça a participação de quem está mais calado ou dos mais tímidos.”

— Delegue o papel de líder da reunião: Brian Tracy defende que esta estratégia tem várias vantagens, e que deve fazê-lo sempre que for adequado. “Esta é uma forma de treino fantástica, que dá aos seus colaboradores a possibilidade de aperfeiçoarem as suas competências de gestão de reuniões, de organizarem o pensamento e de falarem em público. Vão aprender bastante sobre planeamento e preparação da agenda de trabalhos e, em última análise, isto vai ajudá-la a conduzir reuniões mais eficazes no futuro.”

— Termine com compromissos: No final, é importante resumir as conclusões principais e distribuir tarefas. Pode sempre perguntar “Maria, tratas deste assunto? João, ficas responsável por isto, ok?”, como aconselha Brian Tracy. “As pessoas que concordam em fazer algo em frente dos colegas têm muito mais probabilidade de o cumprirem, poupando-lhe a necessidade de monitorizar e inspecionar. Por isso, levar as pessoas a fazerem compromissos em público é uma ferramenta psicológica poderosa na gestão de reuniões e uma das melhores aptidões de gestão que aprendi a usar.”

Se quer garantir a eficácia da reunião envie um mini-resumo das decisões e da distribuição de tarefas, por email, no dia seguinte.