8 dicas para se concentrar no caos do open space

Os escritórios em ambiente de open space nem sempre são o local ideal para quem precisa da calma e do silêncio necessários à concentração total. Deixamos-lhe algumas estratégias para contornar o problema, evitando as distrações e aumentando o foco.

As distrações visuais e sonoras dos open office podem minar 15% da nossa produtividade, dizem os estudos.

O tempo dos gabinetes e dos escritórios divididos em cubículos, onde a privacidade e o individualismo reinavam, já faz parte da história antiga dos ambientes empresariais. Na era da economia da partilha de informação, o open space chegou para ficar, com as suas longas filas de secretárias e mesas de trabalho partilhadas, as suas sessões de brainstorming de equipa e equipamentos interativos, todos a incentivarem à colaboração e comunicação constantes.

Mas nada disto nos chega sem um preço a pagar em termos de produtividade: os ambientes de trabalho são hoje inevitavelmente mais ruidosos e cheios de distrações visuais, tornando a concentração mais difícil em momentos cruciais da finalização de projetos. A mera presença de um telefone, ainda que em modo silencioso, já é suficiente para nos cortar o foco. Pesquisas recentes avançam que, em média, somos 15% menos produtivos em ambientes de open space. Num inquérito online feito nos EUA, 58% de profissionais de alta performance queixaram-se de precisarem de espaços com mais privacidade e silêncio, sobretudo quando estão envolvidos em projetos que requerem capacidades de resolução de problemas.

Mas há algumas formas de fintar as distrações e desconcentração.

Monitorize as suas emoções— Faça uma experiência: as próximas 10 vezes que permitir que alguém ou algo a distraia ou interrompa o seu trabalho, pergunte a si mesma “o que estava eu a sentir no momento imediatamente anterior a isso?” A maior parte das nossas interrupções são respostas automáticas a sentimentos desconfortáveis, como estar entediada, ansiosa ou sobrecarregada por uma tarefa, ou até por se sentir solitária, diz a Harvard Business Review. Estar alerta e entender os motivos que a levam a interromper o seu trabalho vai ajudá-la a desenvolver estratégias para resistir a essas tentadoras distrações que aparecem sob a forma de uma conversa agradável com um colega ou uma espreitadela às redes sociais.

Leve o seu problema dar uma volta — Vários estudos têm demonstrado que apenas alguns minutos de caminhada ajudam a melhorar a concentração e a atividade mental. Bastam cinco minutos a andar para se sentir mais focada quando voltar à secretária. A estratégia é especialmente eficaz quando lida com tarefas que implicam a resolução de problemas. Além disso, é menos provável que a interrompam se estiver a andar, ao contrário do que acontece quando está sentada à secretária.

Isole-se acusticamente — É uma velha tática que muitos utilizam: pôr os auscultadores e uma playlist ou álbum que lhe dê energia ou ajude à concentração. Se a música não a deixa de todo concentrar-se, aposte num bom par de protetores auriculares, como usam os operários fabris ou de construção. Os melhores isolam até 90% de barulho externo.

Use sinais de “não incomodar” — Se não quer mesmo ser interrompida, há que ser o mais assertiva e clara possível. Experimente usar um cartão ou sinal em cores fortes e com a frase “não incomodar” escrita (tal como se encontra à porta dos quartos de hotel) e coloque-o num local bem visível da sua secretária ou espaço de trabalho.

Desconete-se­ — Se precisa de concentração total, desligue o telefone ou ponha-o em modo voo, sem dados móveis. Corte o máximo de conectabilidade à Internet que puder para evitar as notificações constantes no seu computador ou smartphone, visuais e sonoras. E por uma questão de cuidado com os seus colegas, pode optar por ter sempre o telemóvel em modo de vibração apenas, sem toques de telemóvel criativos e ruidosos.

 

Se é gestora ou dirige um departamento:

— Encoraje a criação de áreas de trabalho mais privadas. Não precisa de montar mais gabinetes fechados no escritório (embora não seja má ideia deixar pelo menos uma sala livre para os colaboradores usarem alternadamente em fases que requerem total concentração). Existem alternativas para conceber pequenos espaços mais reservados, criando uma pequena área de biblioteca delimitada por estantes, por exemplo, ou apostando em módulos móveis para a criação de um espaço mais íntimo e que isole uma boa parte do barulho de fundo.

— Estabeleça horários silenciosos: Defina duas ou três horas diárias, de manhã e/ou à tarde, em que as grandes interações coletivas ficam vedadas e o silêncio é encorajado no escritório, para aumentar a produtividade. Determine uma altura do dia em que, preferencialmente, as reuniões ou sessões de brainstorming em espaço aberto possam ter lugar, para que todos possam organizar-se em termos de fluidez do trabalho.

— Tente concentrar o máximo de comunicações num só email, ao estilo de um memorando diário, para toda a equipa ou para pessoas específicas, no qual dá o máximo de informações, agenda o máximo de tarefas e reuniões importantes. Não são só os ambientes ruidosos e movimentados que distraem as pessoas; a receção constante de emails interrompe tarefas e cria nos seus colaboradores a ansiedade em ler e responder de imediato — sobretudo quando vêm de superiores hierárquicos.