Manter uma boa comunicação remota entre a equipa

O conceito de equipas virtuais ou remotas não é um fenómeno novo, mas nos dias que correm tornou-se uma realidade para muitas mais pessoas e nem todas estão preparadas. Siga estas pistas.

Manter as equipas unidas ainda que à distância é agora uma das prioridades dos líderes.

Não ter colaboradores que trabalham à sua frente pode, por vezes, criar obstáculos à comunicação, colaboração, construção de relações e partilha de conhecimentos dentro da sua equipa. Portanto, a ideia de ter uma força de trabalho unificada e remota pode parecer contraditória, mas não é. “Trabalhar em equipas virtuais e gerir de longe requer uma abordagem diferente quando se gere uma equipa que se encontra na mesma sala ou espaço”, explica Carlos Maia, diretor regional da Hays Portugal, “significa criar novas metodologias e técnicas de comunicação para tirar o melhor partido uns dos outros, melhorando ao mesmo tempo o desempenho organizacional e pessoal”.

Para ter uma equipa de colaboradores que são tanto remotos quanto unidos siga as pistas deste grupo líder mundial em recrutamento de recursos humanos qualificados.

Ter uma estratégia de comunicação clara

Ao gerir profissionais remotos é importante estabelecer os melhores meios de comunicação e manter a comunicação frequente. Conversas regulares e inclusivas permitirão que comunique objetivos comuns enquanto estabelece as competências que cada membro da equipa deve ter para alcançá-los. Isto irá construir um sentido mais forte de espírito de equipa e união.

O e-mail pode ser uma ótima maneira de transmitir uma mensagem em certos casos, por exemplo, ao partilhar documentos, vídeos e imagens para uma força de trabalho alargada. Para além disso, alguns membros da sua equipa podem estar a trabalhar em fusos horários diferentes, pelo que uma chamada telefónica às 7 da manhã pode não ser apreciada.

No entanto, o perigo de e-mails constantes em cada etapa de um projeto mais amplo é que pode acabar com um tópico de e-mail interminável, as pessoas podem se esquecer de incluir outras pessoas, as conversas podem ser desviadas e o objetivo comum pode por fim, ser perdido.

A forma para combater isto é agendar conferências regulares por telefone durante as quais poderá efetivamente conduzir uma conversa em tempo real com um objetivo claro e unificado. Envie uma agenda com antecedência e encoraje todos na chamada a acrescentar pontos, para que nada fique de fora.

Minimizar as ausências

Tente evitar qualquer ausência nas chamadas – já que estas chamadas são o equivalente às reuniões de equipa. Precisa de ouvir e de transmitir atualizações para cada profissional e, por sua vez, cada pessoa precisa de ouvir e de ser ouvido. Esta é a única forma de garantir que cada profissional remoto está a par da informação e se continua a sentir parte da equipa.

Se achar complicado encontrar um tempo para fazer uma reunião via chamada telefónica que funcione para todos, utilize um assistente de agendamento automático – o seu software de calendário de e-mail pode vir com um ou, em alternativa, poderá experimentar o Doodle. Ao agendar chamadas em conferência, considere as diferenças horárias, e mantenha as chamadas o mais próximo possível do horário normal de expediente.

Melhorar as intra-comunicações

Num ambiente de escritório, os membros da equipa têm diversas oportunidades para construir uma relação profissional e pessoal uns com os outros – seja ao partilhar ideias de trabalho ou conversar sobre o fim de semana. Este tipo de interação entre a equipa pode promover relações de trabalho e abrir linhas de comunicação relacionadas com o trabalho. Mais ainda, ajuda a unir os membros da equipa.

É claro que é uma coisa complicada de replicar quando a equipa está a trabalhar remotamente. As teleconferências proporcionam a oportunidade de encorajar pequenas conversas e construir relacionamentos. No entanto, haverá muitas ocasiões em que as teleconferências não serão possíveis ou necessárias.

Mantenha a comunicação contínua, estabelecendo um chat de grupo – por exemplo, o Yammer, ou o Microsoft Teams para partilhar sucessos, fazer perguntas e mencionar mudanças que surgem no dia-a-dia.

Incentivar a partilha de conhecimentos

Os fusos horários não serão a única coisa que irá variar entre os trabalhadores remotos. Considere os diferentes pontos fortes e competências da equipa e incentive uma cultura de partilha de conhecimento. Apesar de não estarem todos na mesma sala, não significa que não consiga que um de seus colaboradores crie um webinar, podcast ou PDF sobre o assunto especializado de cada um.

Isso ajudará a unificar a equipa e incentivará a apreciar o valor e o propósito uns dos outros. Também pode fazer isso elogiando publicamente diferentes membros da equipa, quando apropriado.

Seja perspicaz

Numa reunião conseguimos ler a linguagem corporal e a expressão facial das pessoas para avaliar o humor, o que pode ajudar a identificar e a resolver possíveis conflitos, tensões ou problemas entre os membros da equipa. Isso é algo que não pode obter numa chamada de áudio – portanto, sempre que possível, organize sessões de Skype em grupo.

Embora as chamadas com vídeo possam ajudar a atenuar o problema, ainda pode ser complicado ler a linguagem corporal e as expressões faciais das pessoas. Portanto, também deve prestar atenção extra às vozes – identificando quaisquer mudanças de tom – e, assim, cortar qualquer potencial problema no início.

 

Resumindo, unir uma força de trabalho remota envolve principalmente ser consciente e proactivo sobre as potenciais dificuldades. Estas barreiras incluem diferentes fusos horários, locais, o que pode levar a uma falta de comunicação e construção de relacionamento entre os colaboradores.

Para além disso, precisa de encontrar soluções tecnológicas para essas barreiras, desde vídeo chamadas a mensagens instantâneas e a ferramentas para agendar reuniões, enquanto permanece compreensiva, inclusiva e comunicativa. Ao fazer isso, pode alcançar o que pensava ser impossível: uma força de trabalho remota mas unida.