Fazer carreira em… Organização de Eventos

Vanda Chibeles, Zaida Miranda e Vera Paiva, três mulheres com carreiras bem-sucedidas nesta área, falam-nos do seu percurso profissional, das exigências, aptidões necessárias e desafios desta atividade tão absorvente, que continua a apaixoná-las.

Seja no mundo corporativo ou criando a sua própria empresa, as profissionais de organização de eventos destacam a enorme exigência da sua atividade, em termos de tempo e responsabilidades.

É uma profissão muito exigente em horas de trabalho, capacidade de multitasking, planeamento e responsabilidade, sem lugar para “segundas oportunidades” e onde tudo tem que correr sem falhas, até porque os prazos não perdoam e o trabalho de dezenas ou até centenas de pessoas está interligado.

Numa era em que as marcas multiplicam esforços para chegarem mais eficazmente aos seus públicos, o segredo do sucesso está em doses extra de criatividade para criar experiências marcantes, que as posicionem bem no mercado. E as empresas organizadoras de eventos são essenciais para que tudo aconteça.

É também uma área muito polivalente, onde tanto se pode fazer carreira no mundo corporativo, trabalhando para uma multinacional, como lançando-se numa aventura empreendedora e criando o seu próprio negócio. A variedade de experiências que os públicos hoje procuram também permite uma grande diferenciação no tipo de eventos em que estes profissionais se especializam, dos mega acontecimentos para as massas, aos mais privados, voltados para os casamentos e o mercado corporate.

É o caso de Vanda Chibeles, que trabalhou em agências de comunicação e eventos, onde chegou a diretora executiva de contas, até decidir criar a sua própria empresa, a Very Cool, onde é gestora, relações públicas e produtora de eventos. Zaida Miranda saiu da faculdade para estagiar no departamento de comunicação da Liberty Seguros e aí fez carreira nos últimos 17 anos, sendo hoje responsável pela área de gestão de eventos e patrocínios da seguradora, presença assídua de grandes acontecimentos desportivos como a Volta a Portugal. E Vera Paiva começou como rececionista da Quinta de Catralvos, que se especializou na organização de casamentos ou reuniões de empresas, e hoje explora em sociedade o espaço da Quinta, perto de Azeitão. As três falam-nos do seu percurso profissional nesta área, contam-nos o que é preciso para se ser boa nestas funções, o que as continua a apaixonar e quais os maiores desafios que enfrentam.

Trace-nos um breve resumo do seu percurso: qual a sua formação, onde trabalhou antes?
Vanda Chibeles: Sou licenciada em Ciência da Comunicação, com Especialização em RP e Marketing, na Universidade UAL (Autónoma de Lisboa). No final do 1.º ano de licenciatura, tive a oportunidade de trabalhar como Assessora/ RP de uma das maiores marchants de arte em Portugal, Maria Adelaide Pilar, que muito me ensinou e me fez apurar o meu gosto pela arte, até hoje.

Antes de terminar o curso, fui convidada pela Universidade para uma formação de 6 meses no contexto de trabalho, no Gabinete de Relações Públicas do Porto de Lisboa, onde tive a oportunidade de participar na organização de vários eventos com o ex-ministro Jorge Coelho. Foi uma experiência muito enriquecedora, que me permitiu concluir que esta seria a minha profissão, que até hoje a exerço com paixão.

Assim que terminei o curso comecei a trabalhar numa agência. Quatro anos depois, fui trabalhar para uma nova agência de comunicação e eventos, onde tive a oportunidade de chegar a diretora executiva de contas. Exercí essas funções em mais duas grandes agências, onde fui consolidando a carteira de clientes. Pelo meio tive uma experiência menos boa com um sócio, mas com a qual percebi que ter uma empresa era o futuro que quereria ter, não só pela proximidade com a equipa, mas também  com o cliente.

Zaida Miranda: Aos 18 anos mudei-me de Portalegre para Lisboa para estudar Direito na Universidade de Lisboa. Mas no começo do ano letivo, em 1996, após conhecer melhor o plano curricular do curso e no decurso das aulas práticas, comecei a sentir que talvez o meu futuro não passasse por ali. A necessidade de liberdade de expressão e o gosto pela escrita e pelas ciências da comunicação começaram a falar mais alto e acabei por mudar de curso e de faculdade, tirando a licenciatura em Comunicação Social no ISCSP, UTL. O programa executivo em Gestão da Marca, no IPAM, veio complementar a formação.

Vera Paiva: Licenciei-me em Turismo no Instituto Politécnico de Leiria, em 2008, e assim que terminei o curso tive a oportunidade de trabalhar na Quinta de Catralvos. Durante o curso trabalhei sempre na área de Turismo.

Vanda Chibeles, gestora, produtora de eventos e relações públicas da Very Cool – Comunicação e Eventos.

Era nesta área que planeava trabalhar quando estava a estudar?
Vanda: Ainda ponderei Direito, mas quando chegou a altura de me candidatar não tive dúvidas, esta era a área que queria exercer. Percebi, desde cedo, que a comunicação e os eventos são a minha verdadeira paixão.

Zaida: Sou uma pessoa reservada e introvertida, por isso imaginei que, a nível profissional, fosse desempenhar funções mais analíticas, de laboratório ou biblioteca. Ainda bem que a vida nos conduz por caminhos não planeados e nos surpreende. A área dos eventos surgiu por acaso, com a oportunidade de mudar de funções na empresa.

Vera: Descobri bastante nova que queria seguir a área de Turismo, mas pensei sempre que iria trabalhar em outras vertentes. Não fiz a licenciatura com o intuito de trabalhar em organização de eventos.

Como chegou à empresa onde hoje está e quais as suas funções?
Vanda: A Very Cool – Comunicação e Eventos, nasceu no período de crise, quando após quase 3 anos na UP Partner, deixei de me identificar com o projeto, a empresa e a equipa. Propus-me para um despedimento por mútuo acordo e foi uma das melhores decisões que tomei. Aprendi muito enquanto lá estive, num ambiente muito competitivo e exigente, mas percebi claramente que queria muito mais: estar perto dos clientes, proporcionar-lhes uma relação muito mais próxima, imediata na resolução das suas questões ou nos desafios que nos propõem com eventos cuja “customer experience” é um dado adquirido. Já comemorámos 5 anos.

As minhas funções são de uma RP e Organizadora de Eventos: estou presente desde a criação do conceito à elaboração da proposta e respetiva apresentação ao cliente, bem como no processo de implementação do evento. Ou seja, do primeiro ao último momento.

Zaida: No último ano da faculdade tive a oportunidade de estagiar numa multinacional seguradora ou num canal de televisão e optei pela primeira hipótese. E é com satisfação e orgulho que se contam já 17 anos de enorme paixão e dedicação para com a Liberty Seguros na área do Marketing e Comunicação. Um percurso que se iniciou no Gabinete de Comunicação, com passagem pela Direção Comercial e Marketing Estratégico, até chegar ao Marketing Corporativo e Institucional, onde estou atualmente. A área de Gestão dos Eventos e Patrocínios, que tenho como responsabilidade, coincidiu com a mudança da Direção de Marketing na empresa, quando me foi feito o convite para mudar de funções.

Vera: O meu percurso na Quinta de Catralvos é longo e bastante diferente do habitual. Comecei como rececionista, depois passei a Event Manager e assim que comecei percebi que era uma profissão que me assentava que nem uma luva! Desde o ano passado, exploro o espaço em sociedade e não podia estar mais realizada!

Zaida Miranda é responsável pela gestão de eventos e patrocínios da Liberty Seguros.

Em que tipo de eventos se especializou a sua empresa?
Vanda: A nossa empresa especializou-se em eventos feitos de acordo com o conceito que o cliente pretende: estudamos e pesquisamos para mais tarde organizarmos o evento personalizado. Quer seja B2B ou B2C; é resultado do facto de estarmos muito perto e assim conseguirmos atingir os objetivos pretendidos facilmente.

Zaida: A gestão de eventos é intrínseca à área dos patrocínios. Faz parte do ADN da empresa e dos valores corporativos o apoio a projetos que, na sua essência, têm o trabalho em equipa, o rigor e o compromisso. Na Direção de Marketing temos a responsabilidade de gerir os patrocínios e os eventos, entre os quais se destacam os desportivos. A marca aposta sobretudo no ciclismo e running, onde se destacam grandes eventos como a Volta a Portugal em Bicicleta ou Liberty Seguros S. Silvestre do Porto. Nestes eventos é possível trabalhar várias dimensões, desde a comunicação, ativação da marca, envolvimento interno e com a nossa rede de parceiros, até à responsabilidade social. São projetos únicos, em cada ano, cujo detalhe de tarefas associado é elevado e cuja gestão se inicia muitos meses antes da realização do evento (como é o caso da ativação da marca na Volta a Portugal).

Vera: Grande parte dos nossos eventos são casamentos. Para além da Quinta de Catralvos, fazemos catering em outros espaços. É um segmento muito especial e muito desafiador. Temos ainda eventos corporate e de agências. O cliente empresarial procura-nos porque o nosso espaço é fantástico para almoço, jantares e reuniões. Temos também a diferença de oferecer ao cliente a hipótese de fazer uma visita à adega, prova de vinhos e até pernoitar!

Que características pessoais e aptidões profissionais são necessárias para se ser uma boa organizadora de eventos?
Vanda: Em primeiro lugar, tem que se gostar muito de estar rodeado de pessoas, de comunicar, de organizar o que quer que seja e de prestar intuitivamente atenção aos detalhes. Tem de ser uma pessoa que comunique objetivamente, focada no seu cliente e no resultado do seu trabalho. Muito importante: tem que ser multifacetada e ter a capacidade de lidar corretamente com situações muito frequentes de stresse, sem nunca deixar de ser líder na organização, pois existem equipas que dependem desta capacidade para executarem as tarefas para as quais foram contratados.

Zaida: Planeamento e organização, rigor e atenção ao detalhe, boas competências de comunicação, trabalho em equipa, boa gestão do tempo e cumprimento de timings e budget. Ser multitasking e cordial podem ser fatores de sucesso. Para se conseguir organizar um evento, devemos estar no terreno, experienciá-lo e vivê-lo por dentro para o sabermos gerir e comunicar e criar, no nosso público, a importante ligação emocional com a marca.

Vera: Tem que ser uma pessoa de fácil relacionamento humano e muito virada para o público, principalmente nos casamentos. Tem que ser capaz de lidar e criar empatia com o cliente. Temos que conseguir transmitir confiança e tranquilizá-lo. Queremos que ele confie no nosso trabalho. Outra característica fundamental é a organização e a rapidez de resposta em situações inesperadas de stresse. Somos muitas vezes confrontados com elas e temos que saber resolvê-las com rapidez. Mas o principal para se trabalhar nesta área durante muito anos é a paixão pela profissão.

Qual é a parte mais desafiante desta atividade?
Vanda: Além da conquista de novos clientes (tarefa bem árdua dada a concorrência que existe), manter clientes que já nos acompanham há alguns anos, sempre com o mesmo nível de competência, qualidade e fator surpresa, também são desafios muito interessantes de superar. Depois temos o lado financeiro, visto que grande parte dos eventos são maioritariamente pagos por nós antes sequer do cliente proceder ao seu pagamento. São precisos bons fornecedores/parceiros e uma boa gestão financeira!

Zaida: Cada projeto é um desafio. Conhecê-lo, analisá-lo, avaliá-lo e diferenciá-lo, dar espaço à criatividade sem perder o foco e o público a quem se destina, corresponder às expectativas e procurar ir sempre mais além. Um evento novo é desafiante, mas ainda o é mais um evento que já se organiza há algum tempo, pois precisamos de superar ainda mais as expectativas.

Vera:  A parte mais desafiante é cumprir as expectativas do cliente. O cliente coloca em nós a organização e quer que o evento seja exatamente como idealizou.

Vera Paiva, event manager na Quinta de Catralvos.

E aquela que mais a motiva e apaixona?
Vanda: Ter a oportunidade de realizar e produzir eventos diferentes, cheios de storytelling, que claramente são uma tendência, como se de uma estória se tratasse. O que me apaixona é poder partilhar, aconselhar o meu cliente e na produção do evento, sentir e experienciar o lado emocional desse evento. Ter uma vida recheada de boas experiências e memórias de trabalhos já realizados em Portugal e em países como o Brasil ou Espanha.

Zaida: As pessoas, os seus sonhos e aspirações. Poder ajudar a concretizar eventos, participar na sua evolução, aprender com as várias equipas intervenientes e com a multiplicidade de tarefas, vestir a camisola e no final de cada projeto, ficar com aquela dualidade de sentimentos, que oscila entre a nostalgia do que já terminou e a alegria por se ver mais uma missão cumprida, esperando que tenha sido com sucesso. Gosto de  relembrar a analogia muito interessante que o Paulo Coelho faz de que “a vida é como uma grande corrida de bicicleta…”: apaixona-me esse sentimento de que, em cada projeto, nos é dada a possibilidade de participar nas suas várias “etapas”, “pedalar em equipa”, manter no conjunto organizador a coesão e o equilíbrio necessários para não se perder o foco nos resultados e assim alcançar a almejada camisola amarela.

Vera: Adoro trabalhar com noivos. Pode ser um cliente extremamente exigente, mas nada me dá mais prazer do que vivenciar e partilhar com eles um dia tão especial nas suas vidas. Nenhum cliente é igual. Todos os eventos são diferentes e recompensadores! É uma profissão nada monótona!

Que mudança sente no seu trabalho e neste tipo de negócio, desde que começou?
Vanda: O cliente cada vez mais está informado, sabe o que pretende para chegar ao consumidor ou ao seu público interno. Agora estes públicos exigem experiência e emoção com o seu produto, marca ou empresa onde trabalham. Aliado ao facto de cada vez mais a concorrência das grandes empresas se notar nas pequenas empresas. Mas confesso que gosto de estar em permanentemente desafio, pois acredito que apenas desta forma as pessoas crescem no âmbito pessoal e profissional.

Zaida: As novas tecnologias e plataformas digitais vieram dar forma a uma nova maneira de comunicarmos o evento, sermos mais eficazes e estarmos mais próximos dos clientes, prolongando o contacto com a marca. Acontece tudo de forma mais imediata, as respostas também se exigem mais rápidas.

Vera: Este mercado tem crescido muito nos últimos anos. Há uma oferta muito mais vasta e diferenciada do que havia quando comecei. Obriga-nos a crescer e a tentar sempre procurar ser competitivos e a destacarmo-nos dos demais.

Qual a parte menos “glamourosa” deste trabalho, na qual as pessoas geralmente não pensam?
Vanda: A premissa é “não estamos em lazer, isto é o nosso trabalho”, ou seja, não estamos ali para nos divertir nem tão pouco para bebermos copos. Mas, em concreto, a parte menos glamourosa é mesmo o facto de, na maioria das vezes, não termos sequer tempo para nos apresentarmos no melhor outfit após um dia de montagens, por exemplo. A quantidade de horas que tudo isto acarreta, nas quais temos que estar ao nosso melhor nível depois de muitas tarefas desempenhadas. Mas ver, no fim, a satisfação do cliente com a qualidade do nosso trabalho, é algo que não se explica por palavras, sente-se e fica connosco.

Zaida: As datas! A preocupação constante até ao evento de que tudo corra bem, fazer a revisão permanente dos múltiplos pormenores para que nada falhe. Nesta área, não existem segundas oportunidades, só há uma data para a concretização do evento e, nesse sentido, temos que manter o foco e trabalhar para ela. Quando o evento acontece, já não se pode fazer muito mais, a não ser colocar em prática todo o trabalho desenvolvido e claro estar pronto para responder aos naturais imprevistos.

Vera: Não ter horário e a quantidade de horas que podemos fazer num dia. É precisa muita disponibilidade.