A gestão de uma reunião presencial tem os seus níveis de dificuldade e partir para uma reunião virtual mudando o meio de comunicação sem ter em conta as diferenças vai amplificar essas dificuldades. O resultado pode ser uma reunião longe do resultado esperado e colocar em causa a sua imagem enquanto organizador. É necessário estar consciente de que uma reunião à distância tem limitações a vários níveis e de que os níveis de atenção são mais baixos e oscilantes durante a sessão.
As dificuldades para o organizador são maiores, é por isso necessário uma preparação diferente e nas primeiras reuniões alguma aprendizagem. Convém por isso ter alguma ideia das diferenças, das semelhanças e das práticas recomendadas para que estas reuniões sejam de facto eficientes.
Como preparar a reunião
- Estabeleça as condições de trabalho para garantir bons níveis de atenção e sobretudo garanta que não há processos de trabalho paralelos. Por exemplo: garantir a presença com vídeo.
- É fundamental que todos os participantes estejam confortáveis com a tecnologia para que não existam limitações à participação. Garanta que todos sabem como operar a tecnologia para que as operações básicas sejam realizáveis por todos.
- Garanta que a reunião se inicie sem os típicos problemas da tecnologia. Convide os participantes a testar antes da sessão (fazer mesmo uma sessão experimental antes).
Como manter a atenção dos participantes
- A dimensão do grupo é importante para garantir o envolvimento de todos. Nas primeiras reuniões o número de participante ideal é entre 4 a 6 e depois estender até 8.
- Informar os participantes sobre os temas da agenda e o que podem esperar do encontro.
- Fazer breves resumos a cada passo e informar quais são os seguintes.
- O ritmo é fundamental, a cada 5-7 minutos envolver os participantes: com uma pergunta; pedindo que partilhem as suas opiniões.
- Não presuma que está a ir bem, confirme. Peça feedback.
- Reserve tempo para que no final haja oportunidade de recolher feedback sobre o processo, resultados e expectativas.
Qual o papel do facilitador
- As comunicações devem ser curtas e claras porque os níveis de atenção são diferentes de uma reunião presencial.
- Capacidade de escuta é fundamental porque muita da informação disponível numa reunião presencial não existe. O tom de voz, as expressões, os momentos para falar… é necessário mais tempo para os participantes se escutarem, evitar sobreposição e conversas paralelas.
- Utilizar comunicação inclusiva: convidar à participação individual pedindo opinião; falando na primeira pessoa do plural; desafiando à construir cenários “Então e se…”;
- Gerir tempos de intervenção dos participantes para que sejam curtos e objectivos.
- Se o grupo se reúne pela primeira vez e o trabalho necessita de ser colaborativo, é necessário criar um sentido de conexão não só com o facilitador, mas também entre os participantes para que a participação seja fácil e estimulante.
- No contexto virtual colocar mais ênfase na articulação do processo que no modelo presencial: Onde estamos; para onde vamos; que temas surgem;
Relativamente à plataforma tecnológica, há diferentes opções e as mais populares garantem uma boa qualidade para que se façam boas reuniões. Faça a sua opção garantindo que a domina o melhor possível porque isso aumentará a sua credibilidade como facilitador, organizador ou líder da sua reunião.
