Produtividade: a ferramenta que realmente funciona

Há quem as faça para não se esquecer, quem as faça para se organizar, quem as faça para evitar procrastinar e quem as faça para ter o prazer de as riscar. Seja qual for a motivação, as listas de tarefas continuam a ser uma das ferramentas que melhor funciona para quem quer ter a certeza de que é capaz de fazer o máximo no escasso tempo que tem disponível.

Na Executiva, a grande apologista das listas de tarefas é a Isabel, mas há muito que me rendi, pois não conheço nenhuma outra forma melhor de ser eficiciente. No final, ou no início, de cada semana, revisitamos as várias listas em curso e passamos as tarefas que sobraram para novas listas, às quais acrescentamos sempre outras tarefas novas. Este exercício permite-nos ter a noção de que conseguimos (quase sempre) fazer muito mais do que pensávamos (esta função de barómetro é muito motivadora) e a certeza de que não nos esqueceremos de nada verdadeiramente importante.

Com uma micro-equipa e várias frentes ao mesmo tempo – alimentar o site diariamente, organizar conferências e entregas de prémios, escrever mais um livro, reunir com clientes e parceiros – dificilmente conseguiríamos ser eficientes sem as nossas listas. Os nossos dias são passados literalmente a saltar de tarefa em tarefa, num misto de prazer em riscar as realizadas e de angústia diante das muitas que ainda temos pela frente.  Talvez por isso, já dei por mim, várias vezes, a acrescentar tarefas que não constavam das listas, mas das quais me lembrei e que acabei de realizar, só para ter o prazer de riscar mais uma e de assim perceber que apesar das muitas que ainda faltam, há muitas mais que já foram concretizadas.

O segredo para não deixar nada para trás
Quando se leva as listas de tarefas a sério, há uma regra sagrada: todas as tarefas que nelas constarem têm de ser realizadas. Com esta regra em mente é mais fácil dar um outro passo, o de evitar que a desculpa da falta de tempo nos leve a deixar para trás tarefas que não sendo urgentes, são muito importantes. É assim que apesar da nossa luta diária contra o tempo, conseguimos ir duas vezes por semana ao ginásio e fazemos regularmente reuniões para analisar, discutir e dar seguimento a assuntos estratégicos. Temos a certeza de que se estas duas tarefas não constassem das nossas listas, não nos faltariam argumentos para as deixar sempre para o dia seguinte. Assim, o prazer de cumprir mais uma tarefa leva-nos a encontrar sempre tempo para estas duas que não podem, nem devem, ser descuradas.

 

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