A minha organização

Hoje de manhã, acordei e lembrei-me que era dia de ginásio, logo à primeira hora. Rebolei para o outro lado e imaginei-me em todo o lado, menos lá. Mesmo assim, pensei: “vou vestir o equipamento e logo se vê”. Preparei os pequenos-almoços e os lanches da escola, deixei um no colégio e pensei: “já que estou acordada, vou até lá, que fica a caminho do escritório de casa”. Estacionei no parque do ginásio e o “logo se vê” acabou comigo no tapete a fazer os exercícios. Esta é a primeira amostra para falar sobre a minha organização.

Quando saí da aula, tinha uma série de chamadas de um cliente, que muito provavelmente estava a reagir (não muito bem) a uma última informação. Paralelamente a isto, caíram-me os e-mails da primeira hora e a lista incrível de assuntos por tratar.

Mais uma vez, imaginei-me em todo o lado, menos a resolver estas chatices. Entrei no carro e pensei: “o melhor é tratar já do que se espera ser mais difícil”. Liguei ao cliente e afinal nem era nada de especial; organizei mentalmente os assuntos para tratar quando chegasse ao escritório. Lá, só me apetecia deitar no sofá e atualizar todos os podcasts que tenho em atraso para ouvir.

Claro que só usei o sofá para pousar o casaco e a pasta. Sentei-me em frente ao computador e comecei, devagarinho, cada ponto da lista. Um atrás do outro, atrás do outro. É hora do almoço, a lista diminuiu (a original, pois, entretanto, já novos assuntos apareceram) e o dia corre bem.

Nunca fui de procrastinar. Mas é um facto que me afligia quando tinha muitas coisas para resolver e sinto que isso me atrasava. Por onde começar, o que é importante, o que pode acontecer se falho uma ou outra. A organização é fundamental.

Atualmente, se olho para a agenda cheia, é altamente provável que não desanime. Bem pelo contrário. Mas isso demorou tempo. E ele, o tempo, ensinou-me que quanto mais tenho para realizar, mais fácil será. Porque aprendi que comigo funcionam bem algumas táticas:

• O “logo se vê” para aquilo que não me apetece quase nada (que, invariavelmente, até é o ginásio) – isso implica começar pouco a pouco, dividindo em pequenas tarefas mais manobráveis e indo, passo a passo, de uma para a outra. Fazendo, sem perder o ritmo. Mas, ao mesmo tempo, dar-me a liberdade de, se precisar, poder diminuir a velocidade, atrasar o assunto ou adiá-lo até nova data.
• O “o melhor é tratar já” – que inclui as chatices mais gordas. Tenho sempre receio que elas engordem mais se não são orientadas e enfrentadas logo de início e se tornem ainda mais pesadas. Até porque, normalmente sendo reclamações, muitas vezes dar a cara e a palavra resolve metade do conflito. Isso liberta-me espaço mental para as outras tarefas.
• O “a tratar porque tem de ser” – o que é sinónimo de listas. Tenho uma lista única onde incluo as tarefas que têm de ser resolvidas em tempo útil, sem grande sofrimento ou discussão. Fico nervosa se vejo que não as reduzo eficazmente, o que às vezes não é possível porque depende de terceiros. Mas obriga-me a manter o foco no que está feito e falta fazer. O único problema é esquecer-me de pôr alguma coisa neste guia, o que acontece algumas vezes. Ou confundir listas – já tentei ter várias como a do trabalho, a particular, a dos miúdos. Mas não funciona, porque só saltitar duma para a outra é perda de tempo e há coisas que se cruzam como por exemplo: posso trocar o vidro do telemóvel enquanto vou ao contabilista. Tenho uma e tento não enlouquecer com o tamanho dela.

Cada pessoa terá a sua estratégia. A minha funciona assim. Depois de mais de 20 anos a experimentar várias, sinto-me confiante com esta atual.

O objetivo é diminuir os “logo se vê”, mas não me parece que as idas ao ginásio alguma vez passarão para alguma lista. Não. Porque isso significaria que “tem de ser” e isso não tem.

Já para o “o melhor é tratar já disto”, há alguma esperança.

Inês Brandão é fundadora e Global Business Manager da Frenpolymer. Leia mais artigos da autora aqui.