Como aproveitar (bem) os últimos 10 minutos no escritório

Sair do escritório com a cabeça cheia de preocupações ou com a sensação de dever cumprido depende, em grande parte, do que faz nos minutos finais da sua jornada de trabalho.

Manter a secretária organizada faz toda a diferença na sua produtividade.

Se tem por hábito aproveitar os últimos 10 minutos no escritório para tentar terminar um relatório, fazer uma reunião rápida ou uma chamada importante e no final agarra na carteira e sai quase a correr, saiba que isso não a torna mais produtiva. Uma pequena mudança de hábitos pode fazer a diferença, pela positiva. Reservar esses minutos finais para alguma organização e reflexão traz-lhe benefícios que se estendem também para o dia seguinte.

Reveja a lista de tarefas

Para sair do escritório com a sensação de dever cumprido nada melhor do que olhar para a sua lista de tarefas, riscar tudo o que conseguiu fazer ao longo do dia e programar as tarefas para o dia seguinte. Mas evite que este momento a deixe stressada quando constata que não conseguiu cumprir alguns objetivos. Analise com atenção a agenda do dia seguinte e procure encaixar as tarefas que mais a preocupam. Há um erro que nunca deve cometer: tentar começar uma tarefa importante nestes últimos minutos. O seu nível de concentração e capacidade intelectual dificilmente estarão na sua melhor forma, e além disso, como não a vai conseguir terminar, sairá do escritório com a amarga sensação de deixar algo a meio.

Anote o que é importante

Para reduzir preocupações, anote num papel as ideias importantes que lhe vão surgindo ao longo do dia e as tarefas de que não se pode mesmo esquecer (profissionais ou pessoais) e antes de sair veja o que anotou e decida o que fazer com essa informação. Se for necessário inclua alguma delas na lista de tarefas do dia seguinte.

Adie reuniões não urgentes

Sempre que possível evite reuniões ao final da tarde. O cansaço é inimigo da concentração e de criatividade, acabando por tornar as reuniões pouco produtivas. Se o imprevisto na agenda de alguém atirou com uma reunião não urgente para o final do dia, sugira o seu adiamento e, de preferência, que seja a primeira tarefa de todos no dia seguinte.

Organize a secretária

Cerca de metade do tempo é gasto em atividades que não acrescentam valor, como procurar informação. Manter o espaço de trabalho organizado e arrumado permite-lhe ser mais produtiva. Mantenha na secretária apenas o que é estritamente essencial para o seu trabalho e liberte-se de toda a papelada e objetos inúteis.

Despeça-se da equipa

Aproveite o momento de despedida para perceber se o dia correu bem à equipa, se alguém precisa da sua opinião ou de lhe comunicar algo antes de sair. Mas evite interromper quem está especialmente focado a trabalhar. Nestes casos, um simples “Até amanhã” chega para assinalar a sua saída.

Reflita sobre o dia

Anotar os objetivos e vitórias que conseguiu concretizar melhora a sensação de realização. Esta atividade ajuda-a a libertar-se do dia que está a terminar e a regressar com entusiasmo no dia deguinte. Para ajudar faça duas perguntas a si própria: “Qual a melhor conquista que consegui hoje?” e “O que irei fazer diferente amanhã?”. Aparentemente simples, as respostas a estas questões são fundamentais para aumentar a sua confiança e auto-estima.

Desligue-se do trabalho

Este é o momento ideal para desligar as notificações de e-mail e chats profissionais, para que a sua cabeça possa ter o seu merecido descanso. A menos que esteja a aguardar uma informação muito importante, é preferível verificar o email quando achar necessário do que estar constantemente a ouvir os alertas no telemóvel. Pode criar uma mensagem automática que esclareça que só responderá ao email no dia seguinte e que caso seja urgente podem contactá-la para o telemóvel. Assim, quem tenta contactá-la fica com toda a informação que precisa.