Por mais horas que trabalhe está sempre rodeada por assuntos e pessoas que requerem respostas imediatas. É fácil deixar-se envolver nessa teia, convencida de que está a fazer o que tem de ser feito, e esquecendo que o planeamento estratégico do negócio é mais importante do que tudo isso e depende unicamente de si.
Se quer uma equipa eficiente, o exemplo tem de começar por si. Para melhorar a sua produtividade basta que reflita sobre a sua rotina e sobre o que se tem escrito sobre o tema, e veja o que pode melhorar. Esqueça a falácia de que trabalhar bem é trabalhar muito. A empreendedora Caterina Fake, co-fundadora do Flickr – site de partilha de fotografias que vendeu à Yahoo em 2005 por mais de 22 milhões de euros – defende que “se está a trabalhar no problema errado, não interessa quantas horas lhe dedica. Há duas coisas que gosto de ter presentes: ter as pessoas certas e trabalhar no problema certo”. Este é um bom ponto de partida.
Para ser exequível a lista de prioridades não deve ter mais de uma dezena de tarefas
Tenha uma lista de prioridades
Uma lista de prioridades ajuda-a a manter a equipa focada nos projetos mais importantes. Mas atenção: “O segredo não é priorizar o que está na sua lista, mas saber ordenar as suas prioridades”, alerta Steven Covey, autor do best seller Seven Habits of Highly Effective People. E por isso convém que a lista seja curta. Não mais de uma dezena de tarefas para evitar o risco de não conseguir cumprir os objetivos.
Planeie o dia de acordo com o seu ritmo
Esta é uma técnica que pode fazer toda a diferença, pois pode estar a gastar as suas horas mais produtivas em tarefas que não requerem grande concentração. Se funciona melhor de manhã, reserve esse período para analisar os assuntos mais importantes e deixe as reuniões, os emails e os telefonemas para a tarde. Se a sua concentração está no pico a meio da tarde, aproveite as manhãs para tirar dúvidas com a equipa e dar andamento a assuntos mais simples, para que se possa dedicar depois ao mais importante.
Rodeie-se de bons profissionais, delegue e deixe-se surpreender pelos resultados
Faça reuniões de meia-hora
É preciso ser um assunto muito grave ou complexo para precisar de mais tempo. O segredo das reuniões é terem uma ordem de trabalhos clara e os participantes fazerem o trabalho de casa. Se assim for, não há desculpas para se prolongarem demasiado. E há outro ponto: “Quanto mais longa a discussão numa reunião, menos pessoas mantêm o interesse nela”, dizia Mark McCormack, fundador da IMG, que agenciava desportistas e celebridades.
Aprenda a delegar
Não caia na tentação de chamar a si todas as áreas críticas do negócio. É impossível conseguir fazê-las todas e bem. Em vez disso, delegue nas pessoas que melhor dominam cada assunto. Lembre-se da frase de Caterina Fake “ter as pessoas certas…” e rodeie-se de pessoas que sejam melhores do que você. O ideal é ter um especialista em cada área relevante para o negócio e dar a essas pessoas a responsabilidade de apresentarem um bom trabalho. E aqui vale a máxima do General Patton, mítica figura da II Guerra Mundial: “Não diga às pessoas como fazer as coisas, diga-lhes o que devem fazer e deixe-as surpreendê-la com o resultado”.
Leia apenas os emails urgentes
Uma boa técnica é criar vários emails. Um estritamente profissional onde recebe o que é importante e precisa de resposta rápida. Outro para receber o que não seja urgente, como promoções de lojas e fornecedores, newsletters de sites de informação específica – e veja-o uma a duas vezes por semana. Mantenha um email pessoal para a família, amigos e ex-colegas e consulte-o a meio do dia quando precisa de descontrair, mas reserve as respostas para a noite. Desta forma, garante que não é constantemente interrompida por assuntos que não requerem a sua atenção imediata.
Institua um dia por semana em que se possa concentrar no trabalho de secretária ou no terreno
Reserve um dia sem reuniões por semana
Se permitir, as reuniões tomarão conta da sua agenda. Parece haver sempre uma boa razão para fazer uma, mas a verdade não é bem assim. “As reuniões são indispensáveis quando não se quer fazer nada”, dizia ironicamente o economista John Kenneth Galbraith. Institua um dia por semana completamente livre de reuniões. Até pode ser sempre o mesmo para que ninguém no escritório se esqueça. E aproveite-o para dar gás a todo o trabalho de secretária (ou no terreno) que precisa do seu tempo.
Evite a não decisão
Nem sempre tem todos os elementos que gostaria para tonar uma decisão, mas se ela é importante para o negócio, terá de a tomar com os dados possíveis. Além disso, enquanto não toma uma decisão importante é provável que se sinta incapaz de dar seguimento a outros assuntos, comprometendo o andamento do negócio, por isso não deve adiá-la demasiado. Siga o princípio de Mark Zuckerberg, fundador do Facebook: “O maior risco é não arriscar” e avance.
Dedique, pelo menos, um dia por mês ao planeamento estratégico
Pare para planear
O pensamento estratégico desaparece facilmente no meio das tarefas urgentes do dia-a-dia e das reuniões, mas ele é o único capaz de levar o seu negócio para o próximo nível. “A estratégia torna as escolhas sobre o que não fazer tão importantes quanto as escolhas sobre o que fazer”, recorda Michael Porter. Reserve, pelo menos, um dia por mês para se dedicar ao planeamento estratégico. Se não consegue ‘privacidade’ no escritório, vá para uma esplanada, uma biblioteca, um local onde consiga encontrar respostas para as quatro questões estratégicas para o futuro do negócio: para onde está a caminhar o seu mercado, para onde vai a empresa, o que deve fazer diferente e o que pode fazer melhor.
Mantenha um ambiente organizado
O espaço de trabalho deve ser agradável, pois que as pessoas se sintam bem na empresa. Primar pela arrumação e organização do escritório ajuda a melhorar a produtividade da equipa. Ter a papelada bem etiquetada e arrumada, espaço limpo e desimpedido para se circular sem dificuldades, decoração adequada ao negócio e à cultura da empresa, são aspetos simples que ajudam as pessoas a trabalhar com mais entusiasmo.
