4 dicas para tornar uma apresentação mais concisa

O tempo é o bem mais escasso, sobretudo no mundo dos negócios. É bom ter um plano de contingência pensado para brilhar mesmo quando ele escasseia. Eis algumas dicas.

Quando o tempo urge, o mais importante é priorizar a informação: as mensagens mais importantes devem vir primeiro.

O cenário é-lhe familiar, desde os bancos da faculdade até às salas de reunião da empresa: tem uma apresentação para fazer, está bem preparada, reuniu toda a informação que conseguiu de modo a torná-la o mais completa possível. Já fez as contas e precisa de uns 20 minutos, mas afinal a agenda da reunião apertou-se e não terá mais do que 10 para o fazer. Como conseguir focar todos os pontos importantes e fazer uma apresentação clara e concisa sem deixar nada de fora?

Não vale a pena desesperar. Tenha um plano B preparado para apresentar a informação essencial de forma organizada, sempre que o tempo escasseia.

Evite falar mais depressa

A solução para conseguir dizer tudo o que é importante não passa por falar mais rápido, como se estivesse a ler as condições contratuais no fim de um anúncio de automóveis. Não conseguirá fazer-se entender bem e sua audiência não irá reter nenhuma ideia importante; só deixará todos ainda mais confusos se entrar em modo supersónico.

Comece pelas conclusões

Quando o tempo urge, o mais importante é priorizar a informação e pensar que o mais importante deve ser dito primeiro. Exponha as suas conclusões ou ideia-chave logo no início da apresentação. O tempo restante será para mostrar os dados e informações que lhe permitiram chegar a elas. Não há nada pior do que ficar sem tempo antes de chegar ao essencial e depois ter de disparar meia dúzia de frases em jeito de conclusão mal cozinhada.

Duas técnicas para estruturar a sua apresentação:

Há duas técnicas eficazes para organizar a sua apresentação, mas o essencial de ambas é que estabelecem uma prioridade, com os pontos e mensagens mais importantes a serem apresentados primeiro.

Por níveis ou camadas – É uma forma de estruturar a sua apresentação das camadas interiores (com as mensagens mais importantes) para camadas exteriores – com informações de prioridade mais baixa, que pode descartar mais facilmente se começar a ficar sem tempo. A sua mensagem principal compõe a primeira camada, no início da apresentação. Por exemplo: “É preciso aumentar as receitas, pelo menos 10%”, ou “eis um novo serviço em que devemos apostar…”  Na segunda camada de ideias apresenta os principais dados, informações ou argumentos que justificam ou dão suporte à sua ideia-chave e que estão mais diretamente ligados a ela. Em terceiro lugar aparecem os pormenores ou explicações um pouco mais detalhadas sobre cada um desses pontos no nível dois.

Por módulos – Inicia a apresentação com a sua ideia-chave, mas não dá de imediato todos os pontos essenciais que a suportam. Em vez disso, vai apresentar cada um deles como se fosse um módulo temático, com os seus detalhes e dados mais relevantes. Se o tempo escassear, pode escolher deixar simplesmente um módulo menos importante para outra ocasião. Este tipo de estrutura de apresentação resulta melhor naqueles casos em que é mais eficaz explicar e documentar um ou dois argumentos exaustivamente, do que tentar apresentar meia dúzia deles de forma mais superficial ou atabalhoada.

Por exemplo: quer ver um novo projeto aprovado. Começa a explicar o primeiro ponto essencial – “quais os benefícios que ele pode  trazer?” – com todos os valores, taxas, gráficos ou citações que precise para o explicar e suportar os seus argumentos. Em seguida, faz o mesmo para o segundo ponto – qual a expectativa de resultados para a empresa. Se tiver tempo, pode ainda ir a um terceiro ponto – quais os obstáculos que é preciso vencer para lá chegar, por exemplo.

Não esqueça a parte visual

Provavelmente vai querer reforçar, explicar melhor e dar mais impacto à sua mensagem através da apresentação dos seus dados ou argumentos em forma de gráficos, números, imagens ou citações. Organize-os segundo a forma de apresentação que prefere (por camadas ou módulos) para irem acompanhando o seu discurso. Pode até guardar no seu computador duas versões diferentes para cada tipo de apresentação, prontas a usar se tiver que se decidir na hora por uma delas. Pouca coisa desconcentra tanto quem assiste e quem apresenta como ter slides fora da ordem. Relativamente fácil de fazer e usar, o formato powerpoint continua a ser um dos mais populares para esta tarefa.