No trabalho, como na vida, há uma palavra que nunca sai de moda: obrigada. Mais do que dizê-la, porém, por vezes é importante deixá-la por escrito, já que é uma forma de reforçar a sua gratidão pela pessoa ou entidade a quem se dirige e por aquilo que a mesma possa ter feito por si. Nada melhor, por isso, depois de uma reunião de negócios, de uma entrevista de recrutamento, de um evento corporativo ou até de um simples encontro de trabalho, do que enviar uma nota de agradecimento à outra parte. Além de mostrar ao seu interlocutor que valoriza a sua presença e as suas ações, estará a causar boa impressão, para si e para a sua empresa.

Uma nota de agradecimento deve responder a quatro perguntas básicas: quem, o quê, porquê e quando.

Endereçar uma nota de agradecimento personalizada e, sempre que possível, redigida à mão e em papel de qualidade, é um gesto que não lhe vai dar muito trabalho, mas que lhe pode render pontos valiosos. A missiva não deve ser demasiado extensa, para não se tornar maçadora e redundante, contudo, também não deve ser vaga. O segredo para uma nota de agradecimento eficaz e proveitosa está em responder a quatro perguntas básicas: quem, o quê, porquê e quando.

Quem

Sobretudo se estiver a dirigir-se a mais de uma pessoa, dedique algum tempo a fazer uma lista de todas as pessoas ou entidades a quem deve agradecer, para se certificar de que ninguém fica de fora. Ao redigir a nota, comece por elencar o nome do(s) destinatário(s) e saúde-o(s) de forma mais formal – por exemplo: Exm.º Senhor X – ou mais afetuosa – por exemplo: Estimada Y –, consoante os laços que vos unam sejam mais ou menos estreitos.

O quê

Imediatamente depois de se dirigir ao seu interlocutor, expresse a sua gratidão. De novo, em função da vossa proximidade, pode ser mais ou menos cerimoniosa na forma, mas o conteúdo, esse, é invariável: agradeça.

Porquê

É neste ponto que é importante não ser vaga e evitar cair em banalidades. Acrescentar detalhes específicos sobre o quanto o contacto com a pessoa a quem se dirige ou os gestos que esta tenha tido significaram para si comprova que o seu apreço é real e não meramente de circunstância. Antes de se despedir, cumprimentando a pessoa no mesmo tom com que se dirigiu a ela no início, volte a expressar o seu agradecimento e manifeste o quanto gostaria que se voltassem a cruzar no futuro.

Quando

Para que seja mesmo um sinal de cortesia, a nota de agradecimento deve ser enviada o mais depressa possível: a regra de ouro deve ser enviá-la no próprio dia ou no dia a seguir ao encontro ou acontecimento à qual se está a referir.